第二節(jié) 會(huì)計(jì)軟件的配備方式及其功能模塊

一、會(huì)計(jì)軟件的配備方式

企業(yè)配備會(huì)計(jì)軟件的方式主要有購(gòu)買(mǎi)、定制開(kāi)發(fā)、購(gòu)買(mǎi)與開(kāi)發(fā)相結(jié)合等方式。其中，定制開(kāi)發(fā)包括企業(yè)自行開(kāi)發(fā)、委托外部單位開(kāi)發(fā)、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開(kāi)發(fā)三種具體開(kāi)發(fā)方式。

(一)購(gòu)買(mǎi)通用會(huì)計(jì)軟件

通用會(huì)計(jì)軟件是指軟件公司為會(huì)計(jì)工作而專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，并以產(chǎn)品形式投入市場(chǎng)的應(yīng)用軟件。企業(yè)作為用戶(hù)，付款購(gòu)買(mǎi)即可獲得軟件的使用、維護(hù)、升級(jí)以及人員培訓(xùn)等服務(wù)。

采用這種方式的優(yōu)點(diǎn)主要有：(1)企業(yè)投入少，見(jiàn)效快，實(shí)現(xiàn)信息化的過(guò)程簡(jiǎn)單;(2)軟件性能穩(wěn)定，質(zhì)量可靠，運(yùn)行效率高，能夠滿(mǎn)足企業(yè)的大部分需求;(3)軟件的維護(hù)和升級(jí)由軟件公司負(fù)責(zé);(4)軟件安全保密性強(qiáng)，用戶(hù)只能執(zhí)行軟件功能，不能訪問(wèn)和修改源程序。

采用這種方式的缺點(diǎn)主要有：(1)軟件的針對(duì)性不強(qiáng)，通常針對(duì)一般用戶(hù)設(shè)計(jì)，難以適應(yīng)企業(yè)特殊的業(yè)務(wù)或流程;(2)為保證通用性，軟件功能設(shè)置往往過(guò)于復(fù)雜，業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)單的企業(yè)可能感到不易操作。

(二)自行開(kāi)發(fā)

自行開(kāi)發(fā)是指企業(yè)自行組織人員進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)。采用這種方式的優(yōu)點(diǎn)主要有：(1)企業(yè)能夠在充分考慮自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和管理要求的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)最有針對(duì)性和適用性的會(huì)計(jì)軟件;(2)由于企業(yè)內(nèi)部員工對(duì)系統(tǒng)充分了解，當(dāng)會(huì)計(jì)軟件出現(xiàn)問(wèn)題或需要改進(jìn)時(shí)，企業(yè)能夠及時(shí)高效地糾錯(cuò)和調(diào)整，保證系統(tǒng)使用的流暢性。

采用這種方式的缺點(diǎn)主要有：(1)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)要求高、周期長(zhǎng)、成本高，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，還需要較長(zhǎng)時(shí)間的試運(yùn)行;(2)自行開(kāi)發(fā)軟件系統(tǒng)需要大量的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，普通企業(yè)難以維持一支穩(wěn)定的高素質(zhì)軟件人才隊(duì)伍。

(三)委托外部單位開(kāi)發(fā)

委托外部單位開(kāi)發(fā)是指企業(yè)通過(guò)委托外部單位進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)。

采用這種方式的優(yōu)點(diǎn)主要有：(1)軟件的針對(duì)性較強(qiáng)，降低了用戶(hù)的使用難度;(2)對(duì)企業(yè)自身技術(shù)力量的要求不高。

采用這種方式的缺點(diǎn)主要有：(1)委托開(kāi)發(fā)費(fèi)用較高;(2)開(kāi)發(fā)人員需要花大量的時(shí)間了解業(yè)務(wù)流程和客戶(hù)需求，會(huì)延長(zhǎng)開(kāi)發(fā)時(shí)間;(3)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的實(shí)用性差，常常不適用于企業(yè)的業(yè)務(wù)處理流程;(4)外部單位的服務(wù)與維護(hù)承諾不易做好。因此，這種方式目前已很少使用。

(四)企業(yè)與外部單位聯(lián)合開(kāi)發(fā)

企業(yè)與外部單位聯(lián)合開(kāi)發(fā)是指企業(yè)聯(lián)合外部單位進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)，由本單位財(cái)務(wù)部門(mén)和網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)分析，外單位負(fù)責(zé)系統(tǒng)設(shè)計(jì)和程序開(kāi)發(fā)工作，開(kāi)發(fā)完成后，對(duì)系統(tǒng)的重大修改由網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)負(fù)責(zé)，日常維護(hù)工作由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。

采用這種方式的優(yōu)點(diǎn)主要有：(1)開(kāi)發(fā)工作既考慮了企業(yè)的自身需求，又利用了外單位的軟件開(kāi)發(fā)力量，開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)質(zhì)量較高;(2)企業(yè)內(nèi)部人員參與開(kāi)發(fā)，對(duì)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和流程較熟悉，有利于企業(yè)日后進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)。

采用這種方式的缺點(diǎn)主要有：(1)軟件開(kāi)發(fā)工作需要外部技術(shù)人員與內(nèi)部技術(shù)人員、會(huì)計(jì)人員充分溝通，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的周期較長(zhǎng);(2)企業(yè)支付給外單位的開(kāi)發(fā)費(fèi)用相對(duì)較高。

二、會(huì)計(jì)軟件的功能模塊

(一)會(huì)計(jì)軟件各模塊的功能描述

完整的會(huì)計(jì)軟件的功能模塊包括：賬務(wù)處理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、工資管理模塊、應(yīng)收管理模塊、應(yīng)付管理模塊、成本管理模塊、報(bào)表管理模塊、存貨核算模塊、財(cái)務(wù)分析模塊、預(yù)算管理模塊、項(xiàng)目管理模塊、其他管理模塊。

1.賬務(wù)處理模塊

賬務(wù)處理模塊是以憑證為數(shù)據(jù)處理起點(diǎn)，通過(guò)憑證輸入和處理，完成記賬、銀行對(duì)賬、結(jié)賬、賬簿查詢(xún)及打印輸出等工作。目前許多商品化的賬務(wù)處理模塊還包括往來(lái)款管理、部門(mén)核算、項(xiàng)目核算和管理及現(xiàn)金銀行管理等一些輔助核算的功能。

2.固定資產(chǎn)管理模塊

固定資產(chǎn)管理模塊主要是以固定資產(chǎn)卡片和固定資產(chǎn)明細(xì)賬為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)核算、折舊計(jì)提和分配、設(shè)備管理等功能，同時(shí)提供了固定資產(chǎn)按類(lèi)別、使用情況、所屬部門(mén)和價(jià)值結(jié)構(gòu)等進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)和各種條件下的查詢(xún)、打印功能，以及該模塊與其他模塊的數(shù)據(jù)接口管理。

3.工資管理模塊

工資管理模塊是進(jìn)行工資核算和管理的模塊，該模塊以人力資源管理提供的員工及其工資的基本數(shù)據(jù)為依據(jù)，完成員工工資數(shù)據(jù)的收集、員工工資的核算、工資發(fā)放、工資費(fèi)用的匯總和分?jǐn)?、個(gè)人所得稅計(jì)算和按照部門(mén)、項(xiàng)目、個(gè)人時(shí)間等條件進(jìn)行工資分析、查詢(xún)和打印輸出，以及該模塊與其他模塊的數(shù)據(jù)接口管理。

4.應(yīng)收、應(yīng)付管理模塊

應(yīng)收、應(yīng)付管理模塊以發(fā)票、費(fèi)用單據(jù)、其他應(yīng)收單據(jù)、應(yīng)付單據(jù)等原始單據(jù)為依據(jù)，記錄銷(xiāo)售、采購(gòu)業(yè)務(wù)所形成的往來(lái)款項(xiàng)，處理應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)的收回、支付和轉(zhuǎn)賬，進(jìn)行賬齡分析和壞賬估計(jì)及沖銷(xiāo)，并對(duì)往來(lái)業(yè)務(wù)中的票據(jù)、合同進(jìn)行管理，同時(shí)提供統(tǒng)計(jì)分析、打印和查詢(xún)輸出功能，以及與采購(gòu)管理、銷(xiāo)售管理、賬務(wù)處理等模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞的功能。

5.成本管理模塊

成本管理模塊主要提供成本核算、成本分析、成本預(yù)測(cè)功能，以滿(mǎn)足會(huì)計(jì)核算的事前預(yù)測(cè)、事后核算分析的需要。此外，成本管理模塊還具有與生產(chǎn)模塊、供應(yīng)鏈模塊，以及賬務(wù)處理、工資管理、固定資產(chǎn)管理和存貨核算等模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞的功能。

6.報(bào)表管理模塊

報(bào)表管理模塊與其他模塊相連，可以根據(jù)會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)，生成各種內(nèi)部報(bào)表、外部報(bào)表、匯總報(bào)表，并根據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)分析報(bào)表，以及生成各種分析圖等。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，很多報(bào)表管理模塊同時(shí)提供了遠(yuǎn)程報(bào)表的匯總、數(shù)據(jù)傳輸、檢索查詢(xún)和分析處理等功能。

7.存貨核算模塊

存貨核算模塊以供應(yīng)鏈模塊產(chǎn)生的入庫(kù)單、出庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票等核算單據(jù)為依據(jù)，核算存貨的出入庫(kù)和庫(kù)存金額、余額，確認(rèn)采購(gòu)成本，分配采購(gòu)費(fèi)用，確認(rèn)銷(xiāo)售收入、成本和費(fèi)用，并將核算完成的數(shù)據(jù)，按照需要分別傳遞到成本管理模塊、應(yīng)付管理模塊和賬務(wù)處理模塊。

8.財(cái)務(wù)分析模塊

財(cái)務(wù)分析模塊從會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)中提取數(shù)據(jù)，運(yùn)用各種專(zhuān)門(mén)的分析方法，完成對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的進(jìn)一步加工，生成各種分析和評(píng)價(jià)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的各種信息，為決策提供正確依據(jù)。

9.預(yù)算管理模塊

預(yù)算管理模塊將需要進(jìn)行預(yù)算管理的集團(tuán)公司、子公司、分支機(jī)構(gòu)、部門(mén)、產(chǎn)品、費(fèi)用要素等對(duì)象，根據(jù)實(shí)際需要分別定義為利潤(rùn)中心、成本中心、投資中心等不同類(lèi)型的責(zé)任中心，然后確立各責(zé)任中心的預(yù)算方案，指定預(yù)算審批流程，明確預(yù)算編制內(nèi)容，進(jìn)行責(zé)任預(yù)算的編制、審核、審批，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)責(zé)任中心的控制、分析和績(jī)效考核。利用預(yù)算管理模塊，既可以編制全面預(yù)算，又可以編制非全面預(yù)算;既可以編制滾動(dòng)預(yù)算，又可以編制固定預(yù)算、零基預(yù)算;同一責(zé)任中心，既可以設(shè)置多種預(yù)算方案，編制不同預(yù)算，又可以在同一預(yù)算方案下選擇編制不同預(yù)算期的預(yù)算。預(yù)算管理模塊還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各子公司預(yù)算的匯總、對(duì)集團(tuán)公司及子公司預(yù)算的查詢(xún)，以及根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)和預(yù)算數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行差異分析和預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度分析等。

10.項(xiàng)目管理模塊

項(xiàng)目管理模塊主要是對(duì)企業(yè)的項(xiàng)目進(jìn)行核算、控制與管理。項(xiàng)目管理主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃、跟蹤與控制、終止的業(yè)務(wù)處理以及項(xiàng)目自身的成本核算等功能。該模塊可以及時(shí)、準(zhǔn)確地提供有關(guān)項(xiàng)目的各種資料，包括項(xiàng)目文檔、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目的執(zhí)行情況，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目中的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行資源的預(yù)算分配，實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目的進(jìn)度，及時(shí)反映項(xiàng)目執(zhí)行情況及財(cái)務(wù)狀況，并且與賬務(wù)處理、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、固定資產(chǎn)管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理等模塊集成，對(duì)項(xiàng)目收支進(jìn)行綜合管理，是對(duì)項(xiàng)目的物流、信息流、資金流的綜合控制。

11.其他管理模塊

根據(jù)企業(yè)管理的實(shí)際需要，其他管理模塊一般包括領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)模塊、決策支持模塊等。領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)模塊可以按照領(lǐng)導(dǎo)的要求從各模塊中提取有用的信息并加以處理，以最直觀的表格和圖形顯示，使得管理人員通過(guò)該模塊及時(shí)掌握企業(yè)信息;決策支持模塊利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、通訊技術(shù)和決策分析方法，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)和決策模型，實(shí)現(xiàn)向企業(yè)決策者提供及時(shí)、可靠的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)決策輔助信息。上述各模塊既相互聯(lián)系又相互獨(dú)立，有著各自的目標(biāo)和任務(wù)，它們共同構(gòu)成了會(huì)計(jì)軟件，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)軟件的總目標(biāo)。

(二)會(huì)計(jì)軟件各模塊的數(shù)據(jù)傳遞

會(huì)計(jì)軟件是由各功能模塊共同組成的有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)相應(yīng)功能，相關(guān)模塊之間相互依賴(lài)，互通數(shù)據(jù)。

1.存貨核算模塊生成的存貨入庫(kù)、存貨估價(jià)入賬、存貨出庫(kù)、盤(pán)虧/毀損、存貨銷(xiāo)售收入、存貨期初余額調(diào)整等業(yè)務(wù)的記賬憑證，并傳遞到賬務(wù)處理模塊，以便用戶(hù)審核登記存貨賬簿。

2.應(yīng)付管理模塊完成采購(gòu)單據(jù)處理、供應(yīng)商往來(lái)處理、票據(jù)新增、付款、退票處理等業(yè)務(wù)后，生成相應(yīng)的記賬憑證并傳遞到賬務(wù)處理模塊，以便用戶(hù)審核登記賒購(gòu)?fù)鶃?lái)及其相關(guān)賬簿。

3.應(yīng)收管理模塊完成銷(xiāo)售單據(jù)處理、客戶(hù)往來(lái)處理、票據(jù)處理及壞賬處理等業(yè)務(wù)后，生成相應(yīng)的記賬憑證并傳遞到賬務(wù)處理模塊，以便用戶(hù)審核登記賒銷(xiāo)往來(lái)及其相關(guān)賬簿。

4.固定資產(chǎn)管理模塊生成固定資產(chǎn)增加、減少、盤(pán)盈、盤(pán)虧、固定資產(chǎn)變動(dòng)、固定資產(chǎn)評(píng)估和折舊分配等業(yè)務(wù)的記賬憑證，并傳遞到賬務(wù)處理模塊，以便用戶(hù)審核登記相關(guān)的資產(chǎn)賬簿。

5.工資管理模塊進(jìn)行工資核算，生成分配工資費(fèi)用、應(yīng)交個(gè)人所得稅等業(yè)務(wù)的記賬憑證，并傳遞到賬務(wù)處理模塊，以便用戶(hù)審核登記應(yīng)付職工薪酬及相關(guān)成本費(fèi)用賬簿;工資管理模塊為成本管理模塊提供人工費(fèi)資料。

6.成本管理模塊中，如果計(jì)入生產(chǎn)成本的間接費(fèi)用和其他費(fèi)用定義為來(lái)源于賬務(wù)處理模塊，則成本管理模塊在賬務(wù)處理模塊記賬后，從賬務(wù)處理模塊中直接取得間接費(fèi)用和其他費(fèi)用的數(shù)據(jù);如果不使用工資管理、固定資產(chǎn)管理、存貨核算模塊，則成本管理模塊還需要在賬務(wù)處理模塊記賬后，自動(dòng)從賬務(wù)處理模塊中取得材料費(fèi)用、人工費(fèi)用和折舊費(fèi)用等數(shù)據(jù);成本管理模塊的成本核算完成后，要將結(jié)轉(zhuǎn)制造費(fèi)用、結(jié)轉(zhuǎn)輔助生產(chǎn)成本、結(jié)轉(zhuǎn)盤(pán)點(diǎn)損失和結(jié)轉(zhuǎn)工序產(chǎn)品耗用等記賬憑證數(shù)據(jù)傳遞到賬務(wù)處理模塊。

7.存貨核算模塊為成本管理模塊提供材料出庫(kù)核算的結(jié)果;存貨核算模塊將應(yīng)計(jì)入外購(gòu)入庫(kù)成本的運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)等采購(gòu)費(fèi)用和應(yīng)計(jì)入委托加工入庫(kù)成本的加工費(fèi)傳遞到應(yīng)付管理模塊。

8.固定資產(chǎn)管理模塊為成本管理模塊提供固定資產(chǎn)折舊費(fèi)數(shù)據(jù)。

9.報(bào)表管理和財(cái)務(wù)分析模塊可以從各模塊取數(shù)編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。

10.預(yù)算管理模塊編制的預(yù)算經(jīng)審核批準(zhǔn)后，生成各種預(yù)算申請(qǐng)單，再傳遞給賬務(wù)處理模塊、應(yīng)收管理模塊、應(yīng)付管理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、工資管理模塊，進(jìn)行責(zé)任控制。

11.項(xiàng)目管理模塊中發(fā)生和項(xiàng)目業(yè)務(wù)相關(guān)的收款業(yè)務(wù)時(shí)，可以在應(yīng)收發(fā)票、收款單或者退款單上輸入相應(yīng)的信息，并生成相應(yīng)的業(yè)務(wù)憑證傳遞至賬務(wù)處理模塊;發(fā)生和項(xiàng)目相關(guān)采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，其信息也可以在采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)訂單、應(yīng)付模塊的采購(gòu)發(fā)票上記錄;在固定資產(chǎn)管理模塊引入項(xiàng)目數(shù)據(jù)可以更詳細(xì)地歸集固定資產(chǎn)建設(shè)和管理的數(shù)據(jù);項(xiàng)目的領(lǐng)料和項(xiàng)目的退料活動(dòng)等數(shù)據(jù)可以在存貨核算模塊進(jìn)行處理，并生成相應(yīng)憑證傳遞到賬務(wù)處理模塊。此外，各功能模塊都可以從賬務(wù)處理模塊獲得相關(guān)的賬簿信息;存貨核算、工資管理、固定資產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理等模塊均可以從成本管理模塊獲得有關(guān)的成本數(shù)據(jù)。

（責(zé)任編輯：xy）

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