第八節(jié)報表管理模塊的應(yīng)用

一、報表數(shù)據(jù)來源

(一)手工錄入

報表中有些數(shù)據(jù)需要手工輸入，例如資產(chǎn)負債表中“一年內(nèi)到期的非流動資產(chǎn)”和“一年內(nèi)到期的非流動負債”需要直接輸入數(shù)據(jù)。

(二)來源于報表管理模塊其他報表

會計報表中，某些數(shù)據(jù)可能取自某會計期間同一會計報表的數(shù)據(jù)，也可能取自某會計期間其他會計報表的數(shù)據(jù)。

(三)來源于系統(tǒng)內(nèi)其他模塊

會計報表數(shù)據(jù)也可以來源于系統(tǒng)內(nèi)的其他模塊，包括賬務(wù)處理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊等。

二、報表管理模塊應(yīng)用基本流程

(一)格式設(shè)置

報表格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：定義報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義單元屬性、定義組合單元、設(shè)置關(guān)鍵字等。

1.定義報表尺寸

定義報表尺寸是指設(shè)置報表的行數(shù)和列數(shù)?？墒孪雀鶕?jù)要定義的報表大小，計算該表所需的行列，然后再進行設(shè)置。

2.定義行高和列寬

設(shè)置行高、列寬應(yīng)以能夠放下本表中最高數(shù)字和最寬數(shù)據(jù)為原則，否則在生成報表時，會產(chǎn)生數(shù)據(jù)溢出的錯誤。

3.畫表格線

為了滿足查詢打印的需要，在報表尺寸設(shè)置完畢、報表輸出前，還需要在適當?shù)奈恢蒙袭嫳砀窬€。

4.定義單元屬性

定義單元屬性包括設(shè)置單元類型及數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)類型、對齊方式、字型、字體、字號及顏色、邊框樣式等內(nèi)容。

5.定義組合單元

把幾個單元作為一個單元來使用即為組合單元。所有針對單元的操作對組合單元同樣有效。

(二)公式設(shè)置

在報表中，由于各報表的數(shù)據(jù)間存在著密切的邏輯關(guān)系，所以報表中各數(shù)據(jù)的采集、運算需要使用不同的公式。報表中，主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。

1.計算公式

計算公式是指對報表數(shù)據(jù)單元進行賦值的公式，是必須定義的公式。計算公式的作用是從賬簿、憑證、本表或他表等處調(diào)用、運算所需要的數(shù)據(jù)，并填入相關(guān)的單元格中。

2.審核公式

審核公式用于審核報表內(nèi)或報表間的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。

審核公式由關(guān)系公式和提示信息組成。審核公式把報表中某一單元或某一區(qū)域與另外某一單元或某一區(qū)域或其他字符之間用邏輯運算符連接起來。

3.舍位平衡公式

舍位平衡公式用于報表數(shù)據(jù)進行進位或小數(shù)取整后調(diào)整數(shù)據(jù)，如將以“元”為單位的報表數(shù)據(jù)變成以“萬元”為單位的報表數(shù)據(jù)，表中的平衡關(guān)系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。

(三)數(shù)據(jù)生成

報表公式定義完成后，或者在報表公式未定義完需要查看報表數(shù)據(jù)時，將報表切換到顯示數(shù)據(jù)的狀態(tài)，就生成了報表的數(shù)據(jù)。

(四)報表文件的保存

對于新建的報表文件，用戶需要對其進行保存。

(五)報表文件的輸出

會計報表輸出是報表管理系統(tǒng)的重要功能之一。會計報表按輸出方式的不同，通常分為：屏幕查詢輸出、圖形輸出、磁盤輸出、打印輸出和網(wǎng)絡(luò)傳送等五種類型。

1.屏幕查詢輸出

報表屏幕查詢輸出簡稱為查詢輸出，又稱屏幕輸出、屏幕顯示、顯示輸出，是最為常見的一種輸出方式。

2.圖形輸出

根據(jù)報表的數(shù)據(jù)生成圖形時，系統(tǒng)會顯示與會計報表數(shù)據(jù)有關(guān)的圖形，便于分析會計報表。

3.磁盤輸出

一般指將報表以文件的形式輸出到磁盤，以便上報下傳。

4.打印輸出

打印輸出是指將編制出來的報表以紙介質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。

不同的會計報表，打印輸出的要求不同。其中，庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬需要每日打印，資產(chǎn)負債表、利潤表等月報要求每月打印。

5.網(wǎng)絡(luò)傳送

網(wǎng)絡(luò)傳送方式是通過計算機網(wǎng)絡(luò)將各種報表從一個工作站傳遞到另一個或幾個工作站的報表傳輸方式。

三、利用報表模板生成報表

報表管理模塊通常提供按行業(yè)設(shè)置的報表模板，為每個行業(yè)提供若干張標準的會計報表模板，以便用戶直接從中選擇合適的模板快速生成固定格式的會計報表。用戶不僅可以修改系統(tǒng)提供報表模板中的公式，而且可以生成、調(diào)用自行設(shè)計的報表模板。

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（責任編輯：xy）

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