(二)會(huì)計(jì)賬簿的格式和登記方法

1.日記賬的格式和登記方法

如前所述，日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐筆進(jìn)行登記的賬簿。設(shè)置日記賬的目的就是為了使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的時(shí)間順序清晰地反映在賬簿記錄中。日記賬按其所核算和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的范圍，可分為特種日記賬和普通日記賬。特種日記賬核算和監(jiān)督某一類(lèi)型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況;普通日記賬核算和監(jiān)督全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況。這些日記賬的設(shè)置和登記方法如下：

(1)現(xiàn)金日記賬?，F(xiàn)金日記賬是用來(lái)核算和監(jiān)督庫(kù)存現(xiàn)金每天的收入、支出和結(jié)存情況的賬簿。由出納人員根據(jù)同現(xiàn)金收付有關(guān)的記賬憑證，按時(shí)間順序逐日逐筆進(jìn)行登記，即根據(jù)現(xiàn)金收款憑證和與現(xiàn)金有關(guān)的銀行存款付款憑證(從銀行提取現(xiàn)金的業(yè)務(wù))登記現(xiàn)金收入，根據(jù)現(xiàn)金付款憑證登記現(xiàn)金支出;并根據(jù)“上日余額+本日收入一本日支出=本日余額”的公式，逐日結(jié)出現(xiàn)金余額，與庫(kù)存現(xiàn)金實(shí)存數(shù)核對(duì)，以檢查每日現(xiàn)金收付是否有誤。

現(xiàn)金日記賬的格式有三欄式和多欄式兩種。

三欄式現(xiàn)金日記賬設(shè)借方、貸方和余額三個(gè)基本的金額欄目，一般將其分別稱(chēng)為收入、支出和結(jié)余三個(gè)基本欄目。在金額欄與摘要欄之間常常插入“對(duì)方科目”，以便記賬時(shí)標(biāo)明現(xiàn)金收入的來(lái)源科目和現(xiàn)金支出的用途科目。三欄式現(xiàn)金日記賬的格式見(jiàn)表1—12。

多欄式現(xiàn)金日記賬是在三欄式現(xiàn)金日記賬基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的。這種日記賬的借方(收入)和貸方(支出)金額欄都按對(duì)方科目設(shè)專(zhuān)欄，也就是按收入的來(lái)源和支出的用途設(shè)專(zhuān)欄。這種格式在月末結(jié)賬時(shí)，可以結(jié)出各收入來(lái)源專(zhuān)欄和支出用途專(zhuān)欄的合計(jì)數(shù)，便于對(duì)現(xiàn)金收支的合理性、合法性進(jìn)行審核分析，便于檢查財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的執(zhí)行情況。其全月發(fā)生額還可以作為登記總賬的依據(jù)。多欄式現(xiàn)金日記賬的格式見(jiàn)表1一13。

(2)銀行存款日記賬。銀行存款日記賬是用來(lái)核算和監(jiān)督銀行存款每日的收入、支出和結(jié)余情況的賬簿。銀行存款日記賬應(yīng)按企業(yè)在銀行開(kāi)立的賬戶(hù)和幣種分別設(shè)置，每個(gè)銀行賬戶(hù)設(shè)置一本日記賬。由出納員根據(jù)與銀行存款收付業(yè)務(wù)有關(guān)的記賬憑證，按時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記。根據(jù)銀行存款收款憑證和有關(guān)的現(xiàn)金付款憑證(庫(kù)存現(xiàn)金存人銀行的業(yè)務(wù))登記銀行存款收入欄，根據(jù)銀行存款付款憑證登記其支出欄，每日結(jié)出存款余額。

銀行存款日記賬的格式與現(xiàn)金日記賬相同，可以采用三欄式，也可以采用多欄式;多欄式可以將收入和支出的核算在一本賬上進(jìn)行，也可以分設(shè)“銀行存款收入日記賬”和“銀行存款支出日記賬”。銀行存款日記賬的登記方法與現(xiàn)金日記賬相同，不再重復(fù)。

(3)轉(zhuǎn)賬日記賬。

(4)普通日記賬。普通日記賬是用來(lái)序時(shí)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，又稱(chēng)為分錄簿。一般只設(shè)借方和貸方兩個(gè)金額欄次，以滿(mǎn)足編制會(huì)計(jì)分錄的需要。普通日記賬可采用表1—16所示轉(zhuǎn)賬日記賬的格式，也可采用表1—17所示的格式。這兩種格式實(shí)際上并無(wú)本質(zhì)區(qū)別，只是后一種格式的借貸方賬戶(hù)名稱(chēng)并沒(méi)有分開(kāi)，因此在采用后一種格式時(shí)，登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的賬戶(hù)名稱(chēng)要分兩行(或多行)排列，先借后貸，借貸方賬戶(hù)要錯(cuò)開(kāi)。

對(duì)于規(guī)模較小、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不多的企業(yè)，使用普通日記賬程序簡(jiǎn)便，也可以滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需要，其優(yōu)點(diǎn)是：

①便于了解企業(yè)在一定時(shí)間內(nèi)發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌。

②把每一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的應(yīng)借應(yīng)貸賬戶(hù)的名稱(chēng)、金額匯于一處，并有該項(xiàng)業(yè)務(wù)的摘要可供查考，可以比較容易地發(fā)現(xiàn)記賬差錯(cuò)。

③通過(guò)全月發(fā)生額合計(jì)，可以進(jìn)行試算平衡。

使用普通日記賬的缺點(diǎn)是：

①記賬時(shí)不便于分工合作;

②無(wú)法了解某一特定賬戶(hù)的發(fā)生額及余額的變化情況;

③過(guò)賬的工作量大。

如果企業(yè)規(guī)模較大、業(yè)務(wù)量較多且較復(fù)雜，就不宜設(shè)置普通日記賬。

編制普通日記賬時(shí)，可根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)直接登記，然后再將普通日記賬過(guò)人分類(lèi)賬。因此，設(shè)普通日記賬一般可不再做記賬憑證。

2.總分類(lèi)賬的格式和登記方法

總分類(lèi)賬是按照總分類(lèi)賬戶(hù)分類(lèi)登記以提供總括會(huì)計(jì)信息的賬簿?？傎~中的賬頁(yè)是按總賬科目(一級(jí)科目)開(kāi)設(shè)的總分類(lèi)賬戶(hù)。應(yīng)用總分類(lèi)賬，可以全面、系統(tǒng)、綜合地反映企業(yè)所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況和財(cái)務(wù)收支情況，可以為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供所需的資料。因此，每一企業(yè)都應(yīng)設(shè)置總分類(lèi)賬。

也有采用多欄式設(shè)置總分類(lèi)賬的。多欄式總賬一般是將一個(gè)企業(yè)使用的全部總賬賬戶(hù)合設(shè)在一張賬頁(yè)上。很顯然，如果企業(yè)總賬賬戶(hù)較多則會(huì)造成賬頁(yè)過(guò)長(zhǎng)，不便保管和記賬，因此現(xiàn)在一般很少采用。

總分類(lèi)賬的記賬依據(jù)和登記方法取決于企業(yè)采用的賬務(wù)處理程序。既可以根據(jù)記賬憑證逐筆登記，也可以根據(jù)經(jīng)過(guò)匯總的科目匯總表或匯總記賬憑證等登記。

3.明細(xì)分類(lèi)賬的格式和登記方法明細(xì)分類(lèi)賬是根據(jù)二級(jí)賬戶(hù)或明細(xì)賬戶(hù)開(kāi)設(shè)帳頁(yè)，分類(lèi)、連續(xù)的登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以提供明細(xì)核算資料的賬簿。明細(xì)分類(lèi)賬是總分類(lèi)賬的明細(xì)記錄，它是按照總分類(lèi)賬的核算內(nèi)容，按照更加詳細(xì)的分類(lèi)，反映某一具體類(lèi)別經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的財(cái)務(wù)收支情況，它對(duì)總分類(lèi)賬起補(bǔ)充說(shuō)明的作用，它所提供的資料也是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的重要依據(jù)。

不同類(lèi)型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)分類(lèi)賬，可根據(jù)管理需要.，依據(jù)記賬憑證、原始憑證或匯總原始憑證逐日逐筆或定期匯總登記。固定資產(chǎn)、債權(quán)、債務(wù)等明細(xì)賬應(yīng)逐日逐筆登記;庫(kù)存商品、原材料收發(fā)明細(xì)賬以及收入、費(fèi)用明細(xì)賬可以逐筆登記，也可定期匯總登記。庫(kù)存現(xiàn)金、銀行存款賬戶(hù)由于已設(shè)置了日記賬，不必再設(shè)明細(xì)賬，其日記賬實(shí)質(zhì)上也是一種明細(xì)賬。

明細(xì)賬的格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式和橫線(xiàn)登記式(或稱(chēng)平行式)等多種，分別介紹如下：

(1)三欄式明細(xì)分類(lèi)賬。三欄式明細(xì)分類(lèi)賬是設(shè)有借方、貸方和余額三個(gè)欄目，用以分類(lèi)核算各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供詳細(xì)核算資料的賬簿，其格式與三欄式總賬格式相同。表1—19也可以用作明細(xì)賬。

三欄式明細(xì)賬適用于只進(jìn)行金額核算的賬戶(hù)，如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、應(yīng)交稅費(fèi)等往來(lái)結(jié)算賬戶(hù)。

(2)多欄式明細(xì)分類(lèi)賬。多欄式明細(xì)分類(lèi)賬將屬于同一個(gè)總賬科目的各個(gè)明細(xì)科目合并在一張賬頁(yè)上進(jìn)行登記，即在這種格式賬頁(yè)的借方或貸方金額欄內(nèi)按照明細(xì)項(xiàng)目設(shè)若干專(zhuān)欄。這種格式適用于成本費(fèi)用類(lèi)科目的明細(xì)核算。

在實(shí)際工作中，成本費(fèi)用類(lèi)科目的明細(xì)賬，可以只按借方發(fā)生額設(shè)置專(zhuān)欄，貸方發(fā)生額由于每月發(fā)生的筆數(shù)很少，可以在借方直接用紅字沖記。這類(lèi)明細(xì)賬也可以在借方設(shè)專(zhuān)欄的情況下，貸方設(shè)一總的金額欄，再設(shè)一余額欄。這兩種多欄式明細(xì)賬的格式分別如

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