四、建立會計電算化內(nèi)部管理制度

(一)會計電算化崗位責任制

建立會計電算化崗位責任制，要明確各個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。會計電算化的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。

(二)電算化會計崗位和工作職責的劃分

1.電算化主管：負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機知識，以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。

2.軟件操作：負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平;各單位應(yīng)鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。

3.審核記賬：負責對輸人計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核，操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認;此崗要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平，可由主管會計兼任。

4.電算化維護：負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù);此崗要求具備計算機和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓(xùn);采用大型、小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位，此崗在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔任。

5.電算化審查：負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊;要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓(xùn)的水平，此崗可由會計稽核人員兼任;采用大型、小型計算機和大型會計軟件的單位，可設(shè)立此崗位。

6.數(shù)據(jù)分析：負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓(xùn)的水平;采用大型、小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，可設(shè)立此崗位，由主管會計兼任。

(三)建立會計電算化操作管理制度

其主要內(nèi)容包括：

1.明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件;

2.預(yù)防已輸人計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)賬簿;

3.操作人員離開機房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件;

4.根據(jù)本單位實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

(四)建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

其主要內(nèi)容包括：

1.保證機房設(shè)備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進行保養(yǎng)，保持機房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。

2.確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除;對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要進行雙備份。

3.對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設(shè)備進行更換等工作，要有一定的審批手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中.要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進行監(jiān)督。

4.健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性。

5.健全必要的防治計算機病毒的措施。

(五)建立電算化會計檔案管理制度

其主要內(nèi)容包括：

1.電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù);會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)。

2.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。

3.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個不同的地點。

4.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。

5.通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

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