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1.異地儲存
①歸檔的兩份數(shù)據(jù)檔案介質(zhì)應(yīng)異地儲存。
②數(shù)據(jù)檔案管理單位可根據(jù)實際情況確定異地儲存的距離。建議異地儲存的距離應(yīng)大于100km,最佳距離為500km以上。
③數(shù)據(jù)檔案應(yīng)自入館之日起60天內(nèi)完成異地存儲工作。
④凡取回的異地儲存的數(shù)據(jù)檔案,應(yīng)在數(shù)據(jù)檔案離開儲存地之日起的60天內(nèi)重新完成異地儲存工作。
⑤異地儲存介質(zhì)的讀檢工作。原則上應(yīng)在儲存地進行,應(yīng)盡量避免介質(zhì)離開儲存地。
⑥異地儲存所在地單位負責異地數(shù)據(jù)檔案的安全、保密、環(huán)境和衛(wèi)生等工作。
⑦異地儲存的數(shù)據(jù)檔案的管理權(quán)屬于原數(shù)據(jù)檔案管理單位,不經(jīng)授權(quán),任何單位和個人不能擅自復制和提供利用。
2.介質(zhì)維護
①數(shù)據(jù)檔案管理單位應(yīng)定期對所有磁介質(zhì)進行維護并建立相應(yīng)的登記制度,對數(shù)據(jù)檔案磁介質(zhì)的檢查(倒帶、讀檢)、拷貝、介質(zhì)更換、銷毀等日常工作進行記錄,并存檔復查。
②數(shù)據(jù)檔案管理單位每年應(yīng)讀檢不低于5%的數(shù)據(jù)檔案。
③如果數(shù)據(jù)檔案在當年進行過讀取操作(如數(shù)據(jù)查閱、提供利用等),則當年可以不對這些介質(zhì)進行倒帶和讀檢。
④歸檔后的數(shù)據(jù)檔案介質(zhì)不得外借,只能提供數(shù)據(jù)復制介質(zhì)。
3.數(shù)據(jù)維護
①出現(xiàn)介質(zhì)故障或出現(xiàn)損壞跡象而需要重新拷貝時,如果原數(shù)據(jù)檔案是采用單盤(盒)方式拷貝的,則可從另一份相同數(shù)據(jù)檔案介質(zhì)拷貝復制,替換出現(xiàn)故障的介質(zhì);如果原數(shù)據(jù)檔案是采用整卷方式拷貝的,則可從另一份數(shù)據(jù)檔案整體復制并替換。介質(zhì)更換的更新拷貝工作應(yīng)在30天內(nèi)完成。
②如果軟件平臺能夠反映介質(zhì)的讀寫錯誤,則當累計讀寫錯誤達10次時,應(yīng)停止使用該介質(zhì)(即使該介質(zhì)仍能正常使用),并將數(shù)據(jù)復制遷移到新的一份介質(zhì)上。
③為保證數(shù)據(jù)檔案的長期有效性,對線性磁帶應(yīng)每10年遷移一次,光盤應(yīng)每5年遷移一次。
④數(shù)據(jù)檔案管理單位應(yīng)保證介質(zhì)的可讀性,即在磁帶或磁帶機(磁帶庫)、光盤或光盤驅(qū)動器(光盤庫)、驅(qū)動軟件或讀取設(shè)備所需的軟硬件環(huán)境淘汰之前,應(yīng)將數(shù)據(jù)遷移到新的介質(zhì)上。
⑤數(shù)據(jù)檔案管理單位應(yīng)盡可能保證數(shù)據(jù)的可用性,即當出現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的操作軟件已經(jīng)(或?qū)⒁? 淘汰,或新版軟件對舊版軟件格式的數(shù)據(jù)檔案不支持等情況時,數(shù)據(jù)檔案管理單位可以將該數(shù)據(jù)檔案轉(zhuǎn)存為新版軟件支持的格式或其他軟件支持的數(shù)據(jù)格式。數(shù)據(jù)檔案進行轉(zhuǎn)存新格式拷貝后,原數(shù)據(jù)檔案應(yīng)繼續(xù)保存3年。
⑥數(shù)據(jù)檔案由原格式向新格式的轉(zhuǎn)存之前應(yīng)進行鑒定,并報單位領(lǐng)導審定。
⑦數(shù)據(jù)檔案管理單位對數(shù)據(jù)檔案轉(zhuǎn)存新格式時,可以請求其他單位(或原項目單位)協(xié)助實施。
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(責任編輯:xll)
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