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測(cè)繪檔案信息化

近年來(lái)，隨著測(cè)繪事業(yè)的發(fā)展，各類新的測(cè)繪成果、產(chǎn)品、工藝不斷涌現(xiàn)，形成了不計(jì)其數(shù)的檔案資料。要使這些測(cè)繪資料得到充分的利用，實(shí)現(xiàn)共建共享，就有必要實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案信息化。狹義的檔案信息化工作包括目錄信息匯編、檔案數(shù)字化生產(chǎn)和編研材料信息化采集等。本文談一談測(cè)繪檔案信息化工作的幾個(gè)問(wèn)題。

必須盡可能讓標(biāo)準(zhǔn)化工作走在前面，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行。目錄信息匯編經(jīng)歷了從手工卡片著錄、機(jī)讀目錄再到計(jì)算機(jī)著錄的變遷，應(yīng)該是檔案工作SPOT遙感影像圖技術(shù)總結(jié)者最熟悉的工作了。測(cè)繪檔案本身包含著豐富的實(shí)體和專業(yè)內(nèi)涵，要提煉核心內(nèi)容，把握關(guān)鍵屬性，完成建庫(kù)，首先要符合《檔案著錄規(guī)則》等國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，必須對(duì)檔案進(jìn)行深入的分類分析，還要有專業(yè)化的管理軟件工具平臺(tái)。檔案著錄項(xiàng)目的確定必然要經(jīng)歷一個(gè)細(xì)致篩選、優(yōu)化排序過(guò)程。特別是檔案信息庫(kù)設(shè)計(jì)決定了目錄信息采集結(jié)果的規(guī)范程度，需要檔案工作人員和數(shù)據(jù)庫(kù)管理員一起完成。如果簡(jiǎn)單地用電子表格軟件采集，表面上簡(jiǎn)化了設(shè)計(jì)工作，實(shí)際上增加了數(shù)據(jù)著錄的隨意性，最后驗(yàn)收數(shù)據(jù)五花八門(mén)，還要用額外的時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)規(guī)整，反而增加了工作的難度。比如，在對(duì)系列比例尺印刷地形圖檔案著錄過(guò)程中，按照原設(shè)計(jì)方案，“等高距”字段定義為整數(shù)型。但在實(shí)際工作中碰到等高距為2.5的，則無(wú)法錄入，只好改為浮點(diǎn)型。過(guò)一段時(shí)間又有了新情況，一張圖上有兩個(gè)以上等高距，需并列著錄，又要改為字符型。再如，數(shù)據(jù)量字段因?yàn)橐婚_(kāi)始沒(méi)有預(yù)設(shè)單位，采集來(lái)的數(shù)據(jù)有GB的，有MB的，有的干脆沒(méi)有單位，給統(tǒng)計(jì)庫(kù)存總量造成很大麻煩，只能返工修改?？梢?jiàn)，調(diào)研工作不到位，或是著錄格式失控，都可能導(dǎo)致工作量成倍增加，基礎(chǔ)設(shè)計(jì)工作的重要性是不言而喻的。當(dāng)然，也要看到設(shè)計(jì)工作的難度，比如黑圖檔案就有43個(gè)著錄項(xiàng)，每個(gè)著錄項(xiàng)都有自己的格式，再加上的文字內(nèi)容和標(biāo)識(shí)符的規(guī)定，可想而知是一件多么繁復(fù)的工作。盡管如此，我們也只能細(xì)心再細(xì)心，嚴(yán)格按程序進(jìn)行。

檔案數(shù)字化是關(guān)鍵一步。在當(dāng)今社會(huì)高度信息化、網(wǎng)絡(luò)化的格局下，如何擺脫時(shí)間、空間、成本的束縛，實(shí)現(xiàn)信息資源最大程度上的共建共享，是大家爭(zhēng)論不休的熱門(mén)話題，測(cè)繪檔案工作也面臨這樣的問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案利用是通過(guò)手工檢索，然后人工調(diào)取檔案原件，用戶現(xiàn)場(chǎng)查閱。雖然很多檔案部門(mén)目前已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)檢索，但一事一辦的審批手續(xù)，復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，單一的檔案產(chǎn)品，有限的利用場(chǎng)地，無(wú)法滿足不斷提高的用戶需求。發(fā)展檔案數(shù)字化也許是解決這一問(wèn)題的第一步。將存儲(chǔ)在不同介質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化采集，并組織修復(fù)、糾正、調(diào)色、抽稀等深加工，集成目錄信息，輔以全文檢索，原文顯示等技術(shù)手段，借助WEB查詢平臺(tái)進(jìn)行24小時(shí)在線服務(wù)，已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。檔案數(shù)字化不僅可以更好地保護(hù)檔案原件，而且盤(pán)活了信息資源，擴(kuò)大了檔案信息傳播面，實(shí)現(xiàn)了用戶自助自主服務(wù)，減輕了檔案工作人員的負(fù)擔(dān)。但是，我們同時(shí)也不能忽視維護(hù)信息安全、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、做好保密工作以及公眾個(gè)性化需求的挑戰(zhàn)，需要不斷地提高服務(wù)水平，完善服務(wù)質(zhì)量，并配合行政機(jī)關(guān)制定相配套的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。

應(yīng)該主動(dòng)搜集、挖掘有用的素材。目前，測(cè)繪檔案編研工作還在起步階段，現(xiàn)有的編研材料也非常單薄，編研信息化采集工作思路還有待完善。比如，國(guó)家測(cè)繪檔案資料館每年接收的國(guó)家基礎(chǔ)測(cè)繪項(xiàng)目檔案達(dá)數(shù)十個(gè)。可以設(shè)想，這些工程項(xiàng)目的成果在結(jié)項(xiàng)后，慢慢沉淀并必然會(huì)得到延續(xù)、創(chuàng)新和發(fā)展，形成的論文、專利等珍貴素材可以進(jìn)一步豐富人們對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知。這是對(duì)檔案編研材料的有益補(bǔ)充，值得檔案部門(mén)去追蹤、搜集和挖掘。我們可以利用這些素材，編輯圖文并茂的電子文檔，甚至可以加工成動(dòng)態(tài)的多媒體數(shù)字短片。測(cè)繪檔案編研還有施展檔案工作者才華的廣大空間。

大力發(fā)展測(cè)繪檔案信息化，實(shí)現(xiàn)信息共建共享，任重而道遠(yuǎn)，需要上級(jí)主管部門(mén)的政策扶持，需要機(jī)構(gòu)決策者的足夠重視，需要每一個(gè)檔案工作者發(fā)揮聰明才智并付出艱辛的努力。各級(jí)測(cè)繪成果檔案部門(mén)也應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，互通有無(wú)，為測(cè)繪檔案事業(yè)注入新的活力。

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（責(zé)任編輯：xll）

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