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第五節(jié) 會計電算化檔案管理的基本要求

一、會計電算化檔案管理概述

會計電算化檔案是指以磁性介質(zhì)存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和計算機打印的書面形式的會計信息，包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。

二、記賬憑證的生成與管理

打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證立卷歸檔管理。

記賬憑證的生成有兩種方式：

1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。

2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。

三、會計賬簿和報表的生成與管理

會計賬簿和報表生成后定期打印，視同手工賬和報表立卷歸檔。此外還有一些特殊規(guī)定：

1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。如果每天業(yè)務(wù)少，可以按旬打印輸出。

2.一般賬簿按年打印，業(yè)務(wù)量大的，如電子賬記錄滿一個整頁，可先打印輸出整個賬冊。

3.在保證賬簿清晰的條件下，打印機打印輸出的賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

4.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都在存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可以用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

5.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計單位保存的單位，如果不在定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。

6.各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財會部門保管1年。

7.檔案原件原則上不得外借。

8.各單位對會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

四、會計電算化檔案的基本要求

1.采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

2.會計電算化檔案包括機內(nèi)會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)，以及打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)。

3.系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管。

4.會計電算化檔案管理要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定，并由專人負(fù)責(zé)。

5.對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點。

6.對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。

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