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第五節(jié)　會計(jì)電算化檔案的基本要求

一、會計(jì)電算化檔案管理概述

會計(jì)電算化檔案是指以磁性介質(zhì)存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印的書面形式的會計(jì)信息，包括記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等，以及會計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會計(jì)資料。

二、記賬憑證的生成和管理

記賬憑證上應(yīng)有錄入人員、復(fù)核人員和會計(jì)主管的簽名和蓋章，收、付款憑證還應(yīng)有出納的簽名和蓋章。

三、會計(jì)賬簿和報(bào)表的生成與管理

1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由于受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊。如果每天業(yè)務(wù)較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

2.一般賬簿按年打印，業(yè)務(wù)量較大的，如電子賬記錄滿一個(gè)整頁，可先打印輸出整頁賬冊。

3.在保證賬簿清晰的條件下，打印機(jī)打印輸出的賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

4.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都在存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

5.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)賬簿、報(bào)表，并將其作為會計(jì)檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計(jì)賬簿，必須征得同級財(cái)政部門的同意。

6.各單位每年形成的會計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管1年。期滿后，原則上應(yīng)由財(cái)會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。

7.各單位保存的會計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得外借。

8.各單位對會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

四、會計(jì)電算化檔案的基本要求

1.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。

2.會計(jì)電算化檔案包括機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計(jì)數(shù)據(jù)以及打印輸出的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)。

3.系統(tǒng)開發(fā)資料和會計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計(jì)檔案保管。

4.會計(jì)電算化檔案管理要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定，并由專人負(fù)責(zé)。

5.對會計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。

6.對采用存儲介質(zhì)保存的會計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。對會計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。

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