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第三章會計電算化基本要求

第一節(jié)會計電算化法規(guī)制度

會計電算化相關(guān)法規(guī)制度有，《會計法》、《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》。

第二節(jié)會計核算軟件的要求

一、會計核算軟件的基本要求

(一)會計核算軟件設(shè)計應(yīng)當符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定

(二)會計核算軟件應(yīng)當按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定劃分會計期間

(三)會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照

(四)會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能

(五)會計核算軟件應(yīng)當符合GB/T19581-2004《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標準的要求

(六)會計核算軟件在設(shè)計性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況

(七)會計核算軟件應(yīng)當具有在機內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能

(八)單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行環(huán)境，應(yīng)當建立相應(yīng)的審批手續(xù)

(九)會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務(wù)

二、會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

(一)對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求

1.輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料

2.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項

3.選擇會計核算方法

4.定義自動轉(zhuǎn)賬憑證

5.用戶設(shè)置

(二)對記賬憑證輸入的基本要求

會計核算軟件必須具備輸入記賬憑證的功能

(三)對記賬憑證的控制功能

1.正在輸入的記賬憑證編號與已輸入的記賬憑證編號重復(fù)的，予以提示并拒絕保存

2.以編號方式輸入會計科目的，自動顯示該代碼所對應(yīng)的會計科目名稱

3.借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額的，予以提示并拒絕保存

4.有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，予以提示并拒絕保存

5.正在輸入的收款憑證借方科目或付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的，予以提示并拒絕保存

6.會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進行修改和審核的功能

7.對同一張記賬憑證，應(yīng)當具有權(quán)限控制功能

(四)對原始憑證輸入的基本要求

1.在輸入記賬憑證的同時，輸入相應(yīng)原始憑證

2.在記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計軟件自動生成記賬憑證

三、會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求

(一)屏幕查詢的基本要求

1.各級會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額、本期發(fā)生額和當前余額等項目

2.本期輸入的記賬憑證、原始憑證

3.本期和以前各期的總賬和明細賬

4.往來項目的結(jié)算情況

5.本期和以前各期的會計報表

(二)打印輸出的基本要求

1.應(yīng)當提供打印輸出原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬、會計報表的功能

2.在總賬和明細賬的直接記賬依據(jù)完全相同的情況下，總賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對照表替代

3.在保證會計賬簿清晰的條件下，打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少

4.對于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能

四、會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求

(一)會計核算軟件應(yīng)當具有記賬功能

(二)會計核算軟件應(yīng)當提供自動進行銀行對賬的功能

(三)會計核算軟件應(yīng)當提供按照規(guī)定的會計期間結(jié)賬的功能

(四)會計核算軟件應(yīng)當具有自動編制符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的會計報表的功能

(五)會計軟件應(yīng)當采取加密存儲、用戶身份驗證等多種手段確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)的未授權(quán)訪問、復(fù)制、篡改、刪除

第三節(jié)會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求

一、電算化會計崗位的劃分及職責(zé)

(一)電算主管，負責(zé)協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作

(二)軟件操作，負責(zé)會計核算軟件具體使用操作

(三)審核記賬，負責(zé)憑證的審核記賬

(四)電算維護，負責(zé)保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)

(五)電算審查，對電算化系統(tǒng)運行進行監(jiān)督，防范利用電算化系統(tǒng)的舞弊

(六)數(shù)據(jù)分析，負責(zé)對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析

(七)會計檔案保管，負責(zé)會計電算化數(shù)據(jù)和程序備份，打印的賬表、憑證和各種會計檔案資料的保管

二、中小企業(yè)實行會計電算化的崗位設(shè)置

第四節(jié)計算機替代手工記賬的基本要求

一、替代手工記賬的任務(wù)和條件

(一)替代手工記賬是會計電算化的目標之一

(二)替代手工記賬的條件

1.配有適用的會計軟件和相應(yīng)的計算機硬件設(shè)備

2.配備了相應(yīng)的會計電算化工作人員

3.建立了嚴格的內(nèi)部管理制度

二、替代手工記賬的過程

(一)整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

1.重新核對各類憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符

2.整理各賬戶余額

3.清理往來賬戶和銀行賬戶

(二)建立會計賬戶體系并確定編碼

1.符合財政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定

2.滿足本單位會計核算與管理的要求

3.滿足會計報表的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目

4.保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目

5.保持相對穩(wěn)定

6.要考慮與核算模塊的銜接，凡是與其他核算模塊有關(guān)的科目，在整理時應(yīng)將各核算大類在賬務(wù)處理模塊中設(shè)為一級科目

三、規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程

四、會計核算軟件初始化

五、計算機與手工并行

(1)檢驗各種核算方法

(2)檢查會計科目體系的有效性

(3)考查操作準確性

(4)糾正會計核算軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤

第五節(jié)會計電算化檔案管理的基本要求

一、保存打印出的紙質(zhì)會計檔案

(一)現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清月結(jié)

(二)明細賬要求每年打印一次或在需要時進行打印

(三)會計電算化后，在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總賬一般用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次

(四)會計報表每月打印一次進行保管

二、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管

三、制定與實施會計電算化檔案管理制度

(一)存檔的手續(xù)

(二)各種安全和保密措施

(三)檔案管理員的崗位責(zé)任制度

(四)檔案分類管理辦法

(五)檔案使用的各種審批手續(xù)

(六)各類文檔的保管期限及銷毀手續(xù)

四、會計電算化檔案安全和保密措施

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