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會計(jì)核算軟件的要求

新修訂的《中華人民共和國會計(jì)法》規(guī)定：使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，其使用的會計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定，達(dá)到國務(wù)院財(cái)政部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，并應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相應(yīng)機(jī)關(guān)的評審?fù)ㄟ^后方可投入使用。投入使用后，必須保持會計(jì)核算軟件的相對穩(wěn)定性，不允許任何人隨意修改。

一、會計(jì)核算軟件的基本要求

根據(jù)《會計(jì)法》和國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定，會計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求：

(1)合法：會計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計(jì)數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會計(jì)核算工作效率。

(2)分期：會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定劃分會計(jì)期間，分期結(jié)算賬目和編制會計(jì)報(bào)表。

(3)中文：會計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。

(4)權(quán)限：會計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。

(5)標(biāo)準(zhǔn)：會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T19581—2004《信息技術(shù)—會計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。

(6)穩(wěn)定：會計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。

(7)恢復(fù)：會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

(8)升級：單位修改、升級正在使用的會計(jì)核算軟件，改變會計(jì)核算軟件運(yùn)行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。

(9)服務(wù)：會計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。

二、會計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

會計(jì)核算軟件的會計(jì)數(shù)據(jù)輸入采用鍵盤手工輸入、軟盤轉(zhuǎn)入和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。另外，會計(jì)核算軟件一個功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一個功能模塊中取得，也可以根據(jù)另一功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。

(一)對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求

1.輸入會計(jì)核算所必需的期初數(shù)字及有關(guān)資料，包括總分類會計(jì)科目和明細(xì)分類會計(jì)科目名稱、編號、年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等;

2.輸入需要在本期進(jìn)行對賬的未達(dá)賬項(xiàng);

3.選擇會計(jì)核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價方法、成本核算方法等。會計(jì)核算軟件對會計(jì)核算方法的更改過程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄;

4.定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，包括會計(jì)制度允許的自動沖回憑證等;

5.輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等;

(二)會計(jì)核算軟件輸入原始憑證的相關(guān)要求

1.輸入記賬憑證的同時，輸入相應(yīng)原始憑證;

2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計(jì)核算軟件自動生成記賬憑證;

3.如原始憑證需要修改，會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)在留有痕跡的前提下，提供修改和對修改后的機(jī)內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能。

(三)會計(jì)核算軟件輸入記賬憑證的相關(guān)要求

1.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能，輸入項(xiàng)目包括：填制憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會計(jì)科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定。

2.在輸入記賬憑證過程中，會計(jì)核算軟件必須提供以下提示功能：

(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號重復(fù);

(2)以編號形式輸入會計(jì)科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的會計(jì)科目名稱;

(3)正在輸入的記賬憑證中的會計(jì)科目借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行;

(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計(jì)科目而無貸方會計(jì)科目，或者有貸方會計(jì)科目而無借方會計(jì)科目的，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行;

(5)正在輸入的收款憑證借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行。

(6)會計(jì)核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進(jìn)行修改和審核的功能。

(7)對同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)具有權(quán)限控制功能。

(四)會計(jì)核算軟件審核、修改記賬憑證的相關(guān)要求

1.采用直接輸入原始憑證由會計(jì)核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式機(jī)內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確認(rèn)。

2.由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計(jì)憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。

3.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正，紅字可用負(fù)號“-”表示。

4.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)分別提供對審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制，即對同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)分別對審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制。

5.對已經(jīng)輸入但未登記會計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改與審核功能。審核通過后不能對機(jī)內(nèi)憑證進(jìn)行修改。在修改的過程中，也應(yīng)該給出前面要求的各項(xiàng)提示。

(五)會計(jì)核算軟件對處理外幣核算業(yè)務(wù)的相關(guān)要求

1.適用于外國貨幣核算業(yè)務(wù)的會計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供輸入有關(guān)外國貨幣憑證的功能。通用會計(jì)核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。

2.采用統(tǒng)帳制核算外國貨幣的會計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供在當(dāng)期外國貨幣業(yè)務(wù)發(fā)生期初和業(yè)務(wù)發(fā)生時，輸入期初和當(dāng)時的外匯牌價的功能。記賬憑證中外國貨幣金額輸入后，會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動折合為記賬本位幣金額。

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