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第二節(jié)　會(huì)計(jì)檔案保管

一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)年度終了，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。

移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)有關(guān)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。

定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

三個(gè)永久：年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。

現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管25年。

固定資產(chǎn)卡片是在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

其余憑證、賬、報(bào)表保管期限是15年。

三、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制

(一)會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制

各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

(二)會(huì)計(jì)檔案的交接

單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。

四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀

(一)會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序和辦法

1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，共同鑒定和審查，提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，并列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2.單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告(一式兩份)，一份報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸入檔案備查。

(二)保管期滿但不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案

1.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。對(duì)于單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。

2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。

【例題·單選題】1999年1月1日起實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，企業(yè)記賬憑證的保管期限為(　)。

A.15年 B.5年

C.3年 D.10年

『正確答案』A

『答案解析』記賬憑證的保管期限為15年。

【例題·判斷題】1999年1月1日起實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，原始憑證、記賬憑證和匯總記賬憑證保管15年。(　)

『正確答案』√

【例題·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各種明細(xì)賬、日記賬的保管期限為(　)。

A.5年 　B.10年

C.15年 D.25年

『正確答案』C

『答案解析』明細(xì)賬、日記賬的保管期限為15年。

【例題·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是(　)。

A.現(xiàn)金日記賬 B.現(xiàn)金總賬

C.應(yīng)收賬款總賬 　D.固定資產(chǎn)總賬

『正確答案』A

『答案解析』選項(xiàng)BCD的保管期限是15年。

【例題·多選題】企業(yè)應(yīng)永久保存的有(　)。

A.年度財(cái)務(wù)報(bào)告

B.現(xiàn)金日記賬

C.原始憑證

D.會(huì)計(jì)檔案保管清冊

『正確答案』AD

『答案解析』選項(xiàng)B的保管期限是25年，選項(xiàng)C的保管期限是15年。

【例題·單選題】原始憑證和記賬憑證的保管期限為(　)。

A.10年

B.15年

C.20年

D.5年

『正確答案』B

『答案解析』原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管期限為15年。

【例題·單選題】下列保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案是(　)。

A.銀行存款余額調(diào)節(jié)表 　B.銀行對(duì)賬單

C.銀行存款日記賬 　D.銀行存款總賬

『正確答案』C

『答案解析』選項(xiàng)A和B保管5年，選項(xiàng)D保管15年。

【例題·判斷題】當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管5年。(　)

『正確答案』×

『答案解析』當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年。

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