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外貿(mào)跟單員及它產(chǎn)生的必然性

什么是外貿(mào)跟單員——外貿(mào)跟單員是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關(guān)單證對貨物加工、裝運(yùn)、保險、報檢、報關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員。

外貿(mào)跟單員按業(yè)務(wù)進(jìn)程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。①前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止;②中程跟單是指“跟”到裝船清關(guān)為止;③全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。跟單員按業(yè)務(wù)性質(zhì)分又可分為外貿(mào)跟單和訂單跟單(生產(chǎn)跟單)。

我國加入WTO以來，對外貿(mào)易發(fā)展迅速，外貿(mào)跟單作為一種的新的崗位應(yīng)運(yùn)而生。作為對外貿(mào)易企業(yè)內(nèi)部專業(yè)化分工的產(chǎn)物，外貿(mào)跟單崗位工作目標(biāo)明確，任務(wù)具體，成為外貿(mào)業(yè)務(wù)工作不可分割的組成部分。外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)不是偶然的，它是外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)有效調(diào)整，外貿(mào)經(jīng)營管理規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展的產(chǎn)物。它的出現(xiàn)不但進(jìn)一步劃清了外貿(mào)企業(yè)各崗位的責(zé)任界限，而且充分調(diào)動了企業(yè)跟單人員的積極性和創(chuàng)造性，對提高對外貿(mào)易企業(yè)的管理水平和經(jīng)營效率，避免外貿(mào)業(yè)務(wù)操作失誤和風(fēng)險具有重要的意義。

首先，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合系統(tǒng)論的原理和要求。系統(tǒng)論認(rèn)為，系統(tǒng)是由若干相互聯(lián)系的基本要素構(gòu)成的，它是具有確定的特性和功能的有機(jī)整體。系統(tǒng)中各要素不是孤立地存在著，每個要素在系統(tǒng)中都處于一定的位置上，起著特定的作用。要素之間相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一個不可分割的整體。

由于世界上的具體系統(tǒng)是紛繁復(fù)雜的，必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，將千差萬別的系統(tǒng)分門別類，以便分析、研究和管理。如機(jī)械系統(tǒng)的主機(jī)、零件、配件的分工;行政系統(tǒng)的科、處、局、部、委的分工;軍事系統(tǒng)的排、連、營、團(tuán)、師、軍的分工等，正是由于其層次性和關(guān)聯(lián)性的存在才保證了這些系統(tǒng)的正常運(yùn)作。

從系統(tǒng)論的角度看，外貿(mào)業(yè)務(wù)的各個分工不是孤立的，是一個有方向性的動態(tài)過程。在生產(chǎn)性跟單中，生產(chǎn)企業(yè)的選擇與原料的采購、工藝流程與技術(shù)、生產(chǎn)進(jìn)度與質(zhì)量監(jiān)控、投入與產(chǎn)出;在業(yè)務(wù)性跟單中，“船、貨、證、款”的平衡，裝運(yùn)、保險、報檢、報關(guān)、結(jié)匯的操作與監(jiān)控，都涉及到系統(tǒng)的層次性和有機(jī)聯(lián)系。

外貿(mào)跟單是外貿(mào)企業(yè)維護(hù)產(chǎn)品和服務(wù)的生產(chǎn)鏈和供應(yīng)鏈的完整，反映外貿(mào)企業(yè)運(yùn)行系統(tǒng)意志、促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理有序化，保證企業(yè)經(jīng)營機(jī)制和風(fēng)險防范機(jī)制有效運(yùn)行的重要組成部分。在這個意義上可以說，外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生是外貿(mào)企業(yè)為了取得最佳經(jīng)濟(jì)效益，對外貿(mào)合同履行進(jìn)行系統(tǒng)化分工與管理的必然產(chǎn)物。

系統(tǒng)論的基本原理要求系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)的功能充分發(fā)揮，互相銜接，而不是彼此代替，最終保證整個系統(tǒng)的順利運(yùn)行。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生適應(yīng)了外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)有機(jī)性的要求，與外銷、貨運(yùn)、單證等工作崗位相區(qū)別，外貿(mào)跟單崗位既體現(xiàn)了本崗位的特性與規(guī)律，又體現(xiàn)了外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)的整體性和功能性。

忽視外貿(mào)跟單的特性與地位，用別的崗位功能來替代跟單崗位的功能，勢必造成外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)的破壞;而只強(qiáng)調(diào)外貿(mào)跟單的重要性，將外貿(mào)跟單功能孤立起來，忽略其他環(huán)節(jié)的功能，外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)同樣難以有效運(yùn)轉(zhuǎn)。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生較好地解決了各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)層次性和關(guān)聯(lián)性的關(guān)系。

其次，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合控制論的原理和要求。控制論是研究各類系統(tǒng)的調(diào)節(jié)和控制規(guī)律的科學(xué)。控制論通過對系統(tǒng)運(yùn)動規(guī)律的認(rèn)識，能動地運(yùn)用有關(guān)的信息并施加控制作用以影響系統(tǒng)運(yùn)行行為，使之達(dá)到人類預(yù)定的目標(biāo)。任何事物都有其既定的發(fā)展趨勢或偏離正常發(fā)展的趨勢，控制論的關(guān)鍵之處就在于其能夠控制事物的這種發(fā)展趨勢，使其得到延緩或加速，以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，滿足人類的決策和需求。

外貿(mào)跟單功能與國內(nèi)貿(mào)易跟單功能相比，其涉外性、復(fù)雜性和風(fēng)險性的特點(diǎn)更為突出，因?yàn)槿魏我环莺贤穆男卸忌婕暗絻蓚€或兩個以上的國家或地區(qū)，涉及眾多的環(huán)節(jié);產(chǎn)品質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法律體系復(fù)雜;市場波動、行情變化、外匯風(fēng)險等不測風(fēng)云時常出現(xiàn)。盡管從形式上看，外貿(mào)跟單的任務(wù)是落實(shí)合同或信用證條款、對生產(chǎn)安排、組織貨源、質(zhì)量管理、報關(guān)報驗(yàn)、裝運(yùn)結(jié)匯等過程進(jìn)行全程監(jiān)控，但從性質(zhì)上看，外貿(mào)跟單的所有任務(wù)集中到一點(diǎn)，就是對業(yè)務(wù)進(jìn)程中現(xiàn)實(shí)的或潛在的風(fēng)險進(jìn)行有效的控制。無論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單，任何一個環(huán)節(jié)的問題處理不當(dāng)均可能釀成風(fēng)險或損失。

跟單員不可能只是被動地執(zhí)行合同條款，而要面對客觀現(xiàn)實(shí)，主動地、積極地、迅速地解決可能產(chǎn)生的問題，規(guī)避業(yè)務(wù)進(jìn)程中的各種風(fēng)險。

外貿(mào)企業(yè)的風(fēng)險控制可分為高級風(fēng)險控制——涉及企業(yè)長遠(yuǎn)利益和根本利益的風(fēng)險控制;中級風(fēng)險控制——涉及企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略中的決策風(fēng)險控制;初級風(fēng)險控制——涉及企業(yè)業(yè)務(wù)工作效率的風(fēng)險控制。三種風(fēng)險可以相互影響和轉(zhuǎn)化，其風(fēng)險控制也不是固定不變的。

一般來說，外貿(mào)跟單的風(fēng)險控制主要是業(yè)務(wù)性風(fēng)險控制。如：產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險控制——及時發(fā)現(xiàn)和更換不符合合同條款規(guī)定的產(chǎn)品;交貨期風(fēng)險控制——為避免錯過裝運(yùn)期督促生產(chǎn)企業(yè)按期交貨;結(jié)匯風(fēng)險——及時改變結(jié)算方式和更新不合格的業(yè)務(wù)單證等，但如果這些風(fēng)險不能有效控制，或風(fēng)險信息傳播渠道受阻，就可能影響企業(yè)中級或高級風(fēng)險的控制，導(dǎo)致企業(yè)喪失防范或規(guī)避風(fēng)險的有利時機(jī)，進(jìn)而破壞整個企業(yè)的風(fēng)險防范機(jī)制。因此，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)將在外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上防止失誤與漏洞，對外貿(mào)企業(yè)有效進(jìn)行風(fēng)險控制，保證風(fēng)險防范機(jī)制的正常運(yùn)行具有重要意義。

第三，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合信息論的原理和要求。信息論是關(guān)于信息的本質(zhì)和傳輸規(guī)律的科學(xué)的理論，是研究信息的計(jì)量、發(fā)送、傳遞、交換、接收和儲存的一門新興學(xué)科。人類的社會實(shí)踐活動不僅需要對周圍世界的情況有所了解和做出正確反應(yīng)，而且還需要與周圍的人群溝通關(guān)系才能協(xié)調(diào)地行動。這就是說，人類不僅時刻需要從自然界獲得信息，而且人與人之間也需要進(jìn)行通訊，交流信息。人類需要隨時獲取、傳遞、加工、利用信息，才能生存和發(fā)展。當(dāng)今人類社會已進(jìn)入了信息時代，善于利用信息、處理信息、利用信息轉(zhuǎn)化、解決各種矛盾已成為認(rèn)識事物復(fù)雜運(yùn)動規(guī)律的一種科學(xué)方法。

從信息論的角度看，外貿(mào)跟單工作就是在履行合同中充分利用各種有利條件和信息源，及時收集來自生產(chǎn)、物流、海關(guān)、商檢、銀行等各部門的信息，處理和化解各種矛盾或不利因素，對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)做好科學(xué)的統(tǒng)籌安排的過程。也就是說，在履行每一筆合同中，能夠在物與物、人與人、人與物之間有效交流信息和處理信息是外貿(mào)跟單崗位的基本功能和任務(wù)。

信息也是生產(chǎn)力，無論是維護(hù)發(fā)揮外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)的整體性和功能性，還是有效控制對外貿(mào)業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險，信息的可獲得性和可靠程度直接影響到企業(yè)的正確決策。

從信息論的角度看，外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營和信息環(huán)境關(guān)系密切，信息不對稱，隨時可能出現(xiàn)企業(yè)決策失誤。在外貿(mào)跟單業(yè)務(wù)中，跟單員始終處在生產(chǎn)和流通環(huán)節(jié)的前沿，掌握著第一手信息，其擁有信息量有時甚至超過上級決策者，因此在信息處理上具有獨(dú)特的條件和作用：

一是可以隨時依據(jù)信息變化和本崗位的職責(zé)范圍做出相應(yīng)決策;

二是將自己不能直接處理的信息傳遞給上級部門，供上級部門參考和做出決策;

三是對上級和自己決策的效果進(jìn)行檢測、評價和反饋，從而在最大限度上避免決策失誤和風(fēng)險。

隨著國際市場需求的多樣化、產(chǎn)品小批量化以及履約節(jié)奏的加快，外貿(mào)跟單員對信息的處理能力直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、服務(wù)品牌、信譽(yù)和形象。特別是在條件不確定的情況下，外貿(mào)合同的順利完成往往來自于一項(xiàng)決策的成功，而一項(xiàng)成功的決策往往來源于跟單員對信息的正確把握與處理。“軍事信息好比千軍萬馬，經(jīng)濟(jì)信息猶如黃金萬兩”，信息交流與處理的重要性是不言而喻的。

總之，根據(jù)系統(tǒng)論、控制論和信息論的原理對外貿(mào)跟單崗位進(jìn)行分析，不難得出結(jié)論：外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)是我國外貿(mào)企業(yè)在新的經(jīng)營環(huán)境下，經(jīng)營管理人才的重新分工和調(diào)整，也是外貿(mào)經(jīng)營管理模式的創(chuàng)新，它適應(yīng)了外貿(mào)企業(yè)管理的內(nèi)在需求和外貿(mào)人力資源開發(fā)的新趨勢，具有客觀的必然性和可觀的發(fā)展前景。在當(dāng)前，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不平衡，不同外貿(mào)企業(yè)的經(jīng)營管理環(huán)境和跟單員個體的差異，規(guī)范外貿(mào)跟單崗位，對其從業(yè)人員進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)不僅具有重要的理論依據(jù)，也具有重要的實(shí)踐意義

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（責(zé)任編輯：中大編輯）

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