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跟單員考試基礎理論預習講義(28)

三、原材料采購跟單的流程

原材料采購跟單的流程為：制作采購單、內(nèi)部報批、采購單跟蹤、原材料檢驗與原材料進倉。

(一)制作《采購原材料輔料申請單》

跟單員在制作采購單時應注意以下要點：

1.審查《采購原材料輔料申請單》。

跟單員在審查《采購原材料輔料申請單》時應著重以下內(nèi)容：

(1)適當?shù)牟少徣?。采購所需的?nèi)容，只有需用部門、業(yè)務員最為清楚，由部門、業(yè)務員提出采購。

(2)以書面方式提出原材料的采購。

(3)確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護等以及售后服務的速度、次數(shù)、地點等。

(4)以型號規(guī)格表明采購的標準。

2.熟悉采購的原材料。

3.價格確認。跟單員應對采購原材料的最終價格負責，跟單員有權利向其他供應商了解并尋找最佳供應商，以維護企業(yè)最大利益。

4.確認質(zhì)量標準。

5.確認原材料采購量。

對需求部門或業(yè)務員的原材料采購量進行復核，如發(fā)現(xiàn)錯誤，跟單員應及時提出并進行彌補工作。

6.制定采購單。采購單主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認的價格及付款條件、確認的質(zhì)量標準、確認的采購量、確認的交貨地點等，另附有必要的圖紙、技術規(guī)范、標準等。另外在采購單的背面，多會有附加條款的規(guī)定，亦構成采購單的一部分，其主要內(nèi)容包括：(1)交貨方式。(2)驗收方式。(3)處罰條款。(4)履約保證。(5)品質(zhì)保證(保修或保修期限，無償或有償換修等規(guī)定)。(6)仲裁或訴訟。(7)其他。

7.發(fā)出采購單。

(二)采購單跟蹤

采購單跟蹤是跟單員花費精力最多的環(huán)節(jié)，對于那些長期合作的、信譽良好的供應商，可以不進行采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應全力跟蹤。

1.跟蹤原材料供應商的生產(chǎn)加工工藝。

2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應商及時準備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應商要提高警惕。

3.跟蹤加工過程。不同原材料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，跟單員需要對加工過程進行監(jiān)控。

4.跟蹤組裝總測，跟單員有時需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。

5.跟蹤包裝人庫，對重要的原材料、零部件跟單員應去供應商的倉庫查看。

(三)原材料(零部件)檢驗

1.確定檢驗日期

跟單員應與供應商商定檢驗日期及地點，以保證較高的檢驗效率。

2.通知檢驗人員

跟單員應主動聯(lián)系質(zhì)量檢驗專業(yè)人員一同前往檢驗地點進行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急，對緊急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗。

3.進行原材料檢驗

對一般原材料，采用正常的檢驗程序;對重要原材料，或供應商在此原材料供應上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問題的，則要嚴加檢驗;對不重要的原材料，或者供應商在此原材料供應上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的，則可放寬檢驗。原材料檢驗的結果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結果應以數(shù)據(jù)檢測以及相關記錄描述為準。

4.處理質(zhì)量檢驗問題，針對原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應的措施，如要求供應商換貨，以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級使用、取消供應商資格等。

(四)原材料(零部件)進倉

1.協(xié)調(diào)送貨

送貨時間需要跟單員與供應商溝通協(xié)調(diào)確定，如果供應商在沒有得到采購方許可的情況下送貨跟單員在沒有和供應商協(xié)調(diào)確定的情況下，都會引起混亂。

2.協(xié)調(diào)接收

在供應商送貨前，跟單員一定要協(xié)調(diào)好倉庫部門的接收工作，否則會出現(xiàn)供應商送貨人員及運輸車輛需要等待較長時間的情況，甚至會出現(xiàn)原材料被拉回供應商所在地的情況。

3.通知進貨

跟單員在經(jīng)過以上兩項工作后，即可通知供應商送貨，供應商在得到送貨通知后，應立即組織專職人員進行處理，將原材料送至指定倉庫。

4.原材料(零部件)人庫

原材料的庫房接收過程有：(1)檢查即將送達的貨物清單信息是否完整(包括原材料的采購單、型號、數(shù)量等);(2)接收原材料，對應采購單進行核查;(3)檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù);(4)檢查包裝與外觀，注意原材料檢驗合格后才能卸貨;(5)卸貨;(6)清點原材料;(7)搬運人庫;(8)填寫“原材料人庫單據(jù)”，注意原材料檢驗合格后才能填寫原材料人庫單;(9)將原材料人庫信息錄人存儲信息系統(tǒng)中。

5.處理原材料(零部件)接收問題

由于供應商或者跟單員方面的原因，原材料(零部件)在接收環(huán)節(jié)上可能會出現(xiàn)以下問題：(1)原材料(零部件)型號與采購單中的要求不一致;(2)未按照采購單中指定的原材料數(shù)量送貨;(3)交貨日期不對;(4)原材料的包裝質(zhì)量不符合要求等。此類問題跟單員需與有關領導一同協(xié)調(diào)解決，處理方法要現(xiàn)實。

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（責任編輯：中大編輯）

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