來源：   【貨運(yùn)代理考試');">有了，考遍全天下】   2013年4月4日 　　一、配船指南 適用于所提供的各條航線服務(wù)以及拼箱服務(wù)。 
　　二、訂艙對(duì)象及方式 
　　以價(jià)格優(yōu)先，航線好為宗旨，選擇有優(yōu)勢的船東或貨代訂艙。 
　　訂艙方式：以書面訂艙(填寫訂艙單)
　　訂艙代理指定的托運(yùn)單格式 
　　非指定的訂艙格式(中海托運(yùn)單的格式)
　　三、審核托運(yùn)單訂艙注意事項(xiàng) 
　　在收到經(jīng)運(yùn)價(jià)中心審核過和訂艙單后，開始訂艙工作，注意審核訂艙單必須提供以下內(nèi)容： 
　　預(yù)配船期 
　　箱型，箱量 
　　貨名或貨類 
　　重量，體積(拼箱必須提供的大約數(shù))
　　起運(yùn)港/卸貨港/目的港(必須清晰明確)
　　付費(fèi)條款(需提供并列明是“freight prepaid”或者“freight collect”)
　　運(yùn)輸條款以及特別注意事項(xiàng)的要求 
　　經(jīng)過運(yùn)價(jià)中心審核運(yùn)費(fèi)無誤后，向船東或貨代訂艙。 
　　四、取得訂艙確認(rèn)應(yīng)注意事項(xiàng) 
　　通過不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認(rèn)單(shipping order)后，將s/o上相關(guān)船東或貨代的資料刪掉，在so上注明客服/單證聯(lián)系人員的電話，傳真以及email地址，再將so傳真給予客戶。若客戶要委托拖車裝箱跟報(bào)關(guān)的，先于提前1-2天安排落實(shí)好拖車計(jì)劃與報(bào)關(guān)事項(xiàng)。 
　　五、fms系統(tǒng)錄入以及核查各項(xiàng)費(fèi)用 
　　錄入的依據(jù)是以bookin greportd 右上運(yùn)價(jià)中心人員注明的工作號(hào)，輸入工作號(hào)調(diào)出該票將相對(duì)應(yīng)的so資料錄入。先核對(duì)客戶名稱，在訂艙號(hào)處輸入so號(hào)，船名航次，截關(guān)日，etd船舶離港時(shí)間，裝港、卸港、目的港錄入代碼顯示完整的港口名稱，船公司，訂艙代理錄入公司代碼，按保存鍵即可。如有備注注明就在海運(yùn)界面里點(diǎn)擊訂艙欄里的備注欄注明。點(diǎn)擊費(fèi)用管理界面，與booking report上的費(fèi)用相核對(duì)，做好相關(guān)記號(hào)，為后面的確認(rèn)費(fèi)用單做好前提工作。 
　　六、跟蹤服務(wù)工作 
　　客戶憑so到碼頭打單處換取設(shè)備交接單到具體堆場提空箱裝柜，如客戶反饋打單處不予打單，則由客服向訂艙代理查明原因，通知客戶重新打單并向客戶解釋清楚。 
　　客戶在碼頭提空柜或還重柜遇到問題的，向訂艙單位確認(rèn)后，及時(shí)通知客戶。 
　　提柜后，由于貨物無法備齊，貨主要求推遲一個(gè)航次。已經(jīng)提柜后而推遲出口時(shí)間，應(yīng)根據(jù)船公司的船期用箱時(shí)間表，合理安排用箱時(shí)間若超過船公司提供的免費(fèi)用箱期限，將依照有關(guān)規(guī)定征收集裝箱超期使用費(fèi)。 
　　因貨主原因來不及按時(shí)進(jìn)場，申請(qǐng)延遲進(jìn)場?？蛻粜枰蛭宜咎岢鰰嫔暾?qǐng)latecome。在收到客戶申請(qǐng)后向訂艙代理申請(qǐng)latecome，待訂艙代理確認(rèn)后方可通知客戶是否接受申請(qǐng)，如不予接受則向客戶說明理由。 
　　在旺季期間，每周的航線都必定爆艙，客服必須與船東或貨代代理緊密溝通，了解船期的變化，艙位的最新分配情況，及時(shí)向業(yè)務(wù)員提供最新消息，且向船東或貨代代理申請(qǐng)配船艙位，確保我司訂艙配船艙位。 
　　安排付款以及領(lǐng)取正本提單和電放放貨 
　　客服在船舶截關(guān)的前1天將訂艙資料交予單證。在單證補(bǔ)料給訂艙代理的同時(shí)向她催要debitnote，把對(duì)單時(shí)間與付款時(shí)間相互協(xié)調(diào)完成。收到訂艙代理的debitnote 與 fms 系統(tǒng)上的費(fèi)用管理界面核對(duì)，把應(yīng)付訂艙代理的部分款項(xiàng)核對(duì)準(zhǔn)確無誤，蓋上顯示我們公司的發(fā)票抬頭和地址的章確認(rèn)給訂艙代理。如訂艙代理的 debitnote 上的費(fèi)用與fms系統(tǒng)上的費(fèi)用不符或者遺漏，要及時(shí)跟運(yùn)價(jià)中心人員溝通，找出原因再確認(rèn)。收到訂艙代理的發(fā)票，填寫付款申請(qǐng)，轉(zhuǎn)交商務(wù)中心去安排付款事宜。因客戶一核對(duì)完提單內(nèi)容，就馬上催要正本提單，所以客服要緊密跟蹤付款的事情。按公司規(guī)定，當(dāng)天上午到的發(fā)票下午就可以安排付出去，下午到的發(fā)票第二天就可以付款。如當(dāng)天下午沒銀行回單的，又是客戶著急要單的，找商務(wù)中心了解清楚，反饋給業(yè)務(wù)員。 
　　每個(gè)訂艙代理對(duì)領(lǐng)取提單的方式不同，按照訂艙代理的格式要求，填寫相關(guān)的寄單委托書，把上面的內(nèi)容列清楚。拿到正本提單，copy留底并交給商務(wù)中心人員簽收。做電放放貨的，必須經(jīng)商務(wù)中心人員確認(rèn)后方可做電放申請(qǐng)給訂艙代理。每個(gè)訂艙代理的電放格式單要求有所不同，因此按各家訂艙代理要求嚴(yán)格執(zhí)行。 

（責(zé)任編輯：中大編輯）