第三節(jié) 房源信息的管理與維護

一、房源信息分類管理

房源分類管理主要是為了提高房地產(chǎn)經(jīng)紀人對房源信息系統(tǒng)管理，提高房地產(chǎn)經(jīng)紀人的工作效率，實現(xiàn)快速查詢、快速匹配、快速流通、快速成交。

(一)房源信息分類原則

1.按級分類原則

分類檢索就是遵循快速檢索、查詢的規(guī)則，分級別一級分類、二級分類、三級分類、四級分類……這樣有利于房源分類管理工作更系統(tǒng)、更清晰化、更精細，見表3-10。

2.簡單實用原則

房源分類管理應(yīng)該結(jié)合房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)和房地產(chǎn)經(jīng)紀人的實際情況，分類簡單、容易理解，實用，方便操作。例如：某房地產(chǎn)經(jīng)紀人精耕某區(qū)域內(nèi)的幾個樓盤，從其作業(yè)習(xí)慣可能會將樓盤名稱作為一級分類，將租售類型作為二級分類，將戶型作為三級分類，對其而言這樣更高效、更方便管理。

3.主次分明的原則

由于每個人投入的精力、時間有限，眾多的房源信息如果房地產(chǎn)經(jīng)紀人要將其精力和時間平均分配到每套房源上并不現(xiàn)實，也不科學(xué)。要使房地產(chǎn)經(jīng)紀作業(yè)更高效，也要尊重時間科學(xué)管理原則，所以房源分類管理上應(yīng)該根據(jù)房源的優(yōu)質(zhì)等級、緊急程度等劃分，有主有次、有先有后地進行維護和營銷推廣。

(二)房源信息分類管理

房地產(chǎn)經(jīng)紀人最基本的職責(zé)是促成交易雙方成交。經(jīng)紀人面對眾多的房源，究竟如何開展營銷呢?是不是對每一套房子都要付出同樣的營銷成本呢?答案自然是否定的。經(jīng)紀人要提高成交效率，就應(yīng)將房源信息進行細分，哪類房子屬于優(yōu)質(zhì)房源?哪類房子的成交概率最高?經(jīng)紀人在日常業(yè)務(wù)工作中培養(yǎng)出對房源細分的能力，就能很快判斷優(yōu)勢房源。

1.分類標準

一般來說，房地產(chǎn)經(jīng)紀人可以根據(jù)若干個因素對房源成交概率以及成交周期進行比較，將房源分成不同的等級。例如，位于熱銷地段、產(chǎn)權(quán)清晰、具備合法的交易資格、業(yè)主出售意向堅定、心理價位較接近市場價格的房源，其銷售難度比較小，銷售周期也比較短。這類物業(yè)可將其歸為優(yōu)質(zhì)房源，進行重點銷售。而對于一些存在某些瑕疵，或其他交易障礙的物業(yè)則可歸為一般房源，作為優(yōu)質(zhì)房源的補充，參見表3-11。需要注意的是，該分類是從銷售難易角度進行劃分的，并不完全代表物業(yè)質(zhì)量的好壞。

為了更加深入地分析房源，房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)也可以從客戶需求角度出發(fā)，按照優(yōu)質(zhì)房源、房源來源渠道和業(yè)主換房路線三個層面解讀房源信息。優(yōu)質(zhì)房源一般包括指最近一周帶看最多的5套房、新增的速銷房、近期的聚焦房三種類型。房源來源渠道指該套房源通過什么渠道接觸到業(yè)主，業(yè)主委托給房地產(chǎn)經(jīng)紀人銷售或出租的方式是老客戶介紹、企業(yè)品牌、社區(qū)內(nèi)唯一的經(jīng)紀門店、互聯(lián)網(wǎng)廣告、其他經(jīng)紀人推薦等。業(yè)主換房路線也是分析房源信息的重要內(nèi)容。業(yè)主換房路線是指房地產(chǎn)經(jīng)紀人通過分析本盤業(yè)主賣房后又去其他小區(qū)購房置業(yè)，分析客戶的置業(yè)趨勢，為今后服務(wù)其他業(yè)主而形成連環(huán)單打下基礎(chǔ)。比如，多個業(yè)主賣房后打算購買學(xué)區(qū)房，因而去多個學(xué)區(qū)房社區(qū)看房，或者賣房后去其他休閑城市置業(yè)等。

按照房源具備可售性條件的優(yōu)劣性，將房源劃分為優(yōu)質(zhì)房源和一般房源。具體劃分依據(jù)和房源特征見表3-11。

按照房源的交易形式可劃分為：出租房源、出售房源、租售房源。

按照房源的委托形式可劃分為：獨家委托房源、非獨家委托房源、無書面委托房源。

按照產(chǎn)品性質(zhì)可劃分為：住宅類房源(普通住宅、非普通住宅)、非住宅類房源(商鋪、寫字樓、公寓、停車樓、廠房等)。

按照就讀學(xué)?？煞譃椋簩W(xué)區(qū)房、非學(xué)區(qū)房。

此外還可以按照樓盤名稱、戶型、產(chǎn)權(quán)性質(zhì)、建筑結(jié)構(gòu)、建成年限、是否免營業(yè)稅或個稅、服務(wù)區(qū)域內(nèi)和服務(wù)區(qū)域外等標準進行劃分。

2.分類管理

根據(jù)分類原則以及結(jié)合房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)和房地產(chǎn)經(jīng)紀人的市場定位，選擇自己的分類規(guī)則和標準。對于重點房源，房地產(chǎn)經(jīng)紀人應(yīng)該集中精力、投入時間，重點聯(lián)絡(luò)跟進、營銷推廣，以求快速促成交易;對于非重點房源，房地產(chǎn)經(jīng)紀人應(yīng)該保持聯(lián)絡(luò)、持續(xù)跟蹤、定期回訪、及時更新。利用企業(yè)內(nèi)部信息管理軟件對分類房源信息進行更好地管理，例如對于要定期回訪的房源設(shè)置跟進回訪的提醒時間，同時每次跟進都做好訪問記錄，留下信息累積。

二、房源信息管理制度

房源信息共享管理制度，主要依據(jù)市場的現(xiàn)狀以及房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)自身的特點和發(fā)展需要進行設(shè)定。在這里介紹的私盤制、公盤制和混合制，各有優(yōu)劣之處，適合不同規(guī)模、不同發(fā)展階段的房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)。

(一)私盤制

房源信息由接受業(yè)主(委托人)委托的房地產(chǎn)經(jīng)紀人錄入信息管理系統(tǒng)，其他經(jīng)紀人只能查看房源的基本信息(物業(yè)名稱、房型、面積、出售價格、配套設(shè)施等)，房源信息中的棟座號、樓層、房間號、業(yè)主聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息只有該受托經(jīng)紀人及其上級主管才能看到。其他經(jīng)紀人要聯(lián)系該物業(yè)業(yè)主(委托人)，只能通過該經(jīng)紀人采取合作方式，當(dāng)交易達成之后，該受托經(jīng)紀人可分得作為房源持有方的規(guī)定比例的傭金(一般是50%)。

私盤制的優(yōu)點表現(xiàn)在有利于保障收集房源信息的經(jīng)紀人利益，有利于調(diào)動經(jīng)紀人收集房源信息的積極性，有利于專人服務(wù)業(yè)主、避免多人聯(lián)系給業(yè)主帶來的不必要的騷擾。因為經(jīng)紀人收集的房源信息越多，促成交易的機會就越大，他所分到的傭金也就會越多。

私盤制的缺點則表現(xiàn)在不利于信息資源的快速流通、容易導(dǎo)致效率低下，當(dāng)一個經(jīng)紀人持有大量房源時可能出現(xiàn)精力不足、無暇兼顧，這樣使得房源信息的利用率大大下降，無法為委托業(yè)主提供及時的服務(wù)。此外，在房客源匹配上，該受托經(jīng)紀人可能從利己角度出發(fā)優(yōu)先考慮與自己的客源進行匹配，這樣反而阻礙了與其他經(jīng)紀人合作得順暢，容易錯失成交機會，降低成交的效率。

(三)公盤制

公盤制，是指在一個房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)內(nèi)部，或者幾個聯(lián)盟房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)之間，或者一定區(qū)域范圍內(nèi)加入聯(lián)盟的全部房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)，將所有房源信息完全共享。目前，我國大部分直營房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)內(nèi)部均采用公盤制達到房源信息共享的目的。

公盤制的優(yōu)點表現(xiàn)在信息完全共享，有利于新人職的經(jīng)紀人進入工作狀態(tài)，經(jīng)紀人可以快速聯(lián)系匹配到的房源業(yè)主并及時帶看，從而大大提高工作效率，因為無需再通過持盤經(jīng)紀人合作，所以使得信息有效利用率更高、流通更快速;強調(diào)團隊合作多勞多得，一般公盤制會對經(jīng)紀人業(yè)務(wù)動作細分，房源開發(fā)、鑰匙委托、獨家委托、磋商促成等可能由不同經(jīng)紀人完成上述作業(yè)，而在傭金分配上只要為該房源的交易付出貢獻的均可以按照貢獻分到一定比例的傭金。

公盤制的缺點表現(xiàn)在主要是不利于激發(fā)房地產(chǎn)經(jīng)紀人收集房源信息的積極性，部分經(jīng)紀人為了個人的利益，會出現(xiàn)“留盤”行為。而且，房源信息較容易外泄。因為經(jīng)紀人開展經(jīng)紀業(yè)務(wù)時存在著明顯的區(qū)域性，如在A區(qū)工作的經(jīng)紀人甲一般不會去做B區(qū)的業(yè)務(wù)，這時，甲就有可能將自己在公司里獲知的B區(qū)的房源信息，透露給在B區(qū)其他經(jīng)紀機構(gòu)的經(jīng)紀人乙。另外，可能出現(xiàn)有的房源信息多個經(jīng)紀人同時在跟進，造成重復(fù)作業(yè)和對業(yè)主的騷擾，也容易導(dǎo)致員工內(nèi)部利益沖突。

(三)混合制

混合制則是公盤制和私盤制的混合使用，有一種是限定區(qū)域公盤(限定區(qū)域內(nèi)公盤制、區(qū)域外私盤制)，例如，某房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)在A區(qū)、B區(qū)各自區(qū)域內(nèi)實行公盤制，信息完全共享，但是A區(qū)和B區(qū)之間則私盤制，信息不完全共享，這種情況在以特許經(jīng)營模式為主的房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)較為普遍。另一種是限定數(shù)量私盤(經(jīng)紀人個人可擁有限定數(shù)量的私盤，超出限定數(shù)量的均為公盤)，例如某房地產(chǎn)經(jīng)紀機構(gòu)規(guī)定公司經(jīng)紀人每人最多只能有10條房源信息設(shè)置為私盤。其余均為公盤。上述兩種主要結(jié)合公盤制和私盤制可能存在的優(yōu)缺點進行混合使用。

三、房源信息更新維護

房源信息的時效性非常強，因此必須不斷對房源信息進行更新，以保證其有效性。一般來說，對房源信息的更新要注意以下幾點：

(一)周期性回訪

對房源的業(yè)主(委托方)進行周期性訪問，這是保證房源信息時效性的重要手段。將房源分為不同的級別，對于不同等級的房源制訂不同的訪問計劃與訪問期限。比如：將房源按照銷售的難易度分為A、B、C、D四個等級，見表3-12。

處于在售或在租狀態(tài)的房源被稱之“有效房源”，它們在經(jīng)紀業(yè)務(wù)中的作用 不言而喻。已完成交易的房源或者由于其他原因停止出租與出售的房源屬于“無 效房源”。值得注意的是，這些無效房源的作用有時會被經(jīng)紀人忽略，因而也就 將它們“打入冷宮”，不再花費大量時間和精力對它們進行更新。這種做法是不 科學(xué)的，因為隨著時間的推移，這種“無效房源”也有可能再次變?yōu)椤坝行Х?源”，再次上市進入交易市場。

例如：房地產(chǎn)經(jīng)紀人將房源A成功銷售給業(yè)主李某，但李某人住一段時間之后想換更大的房子，欲將房源A再轉(zhuǎn)手出售。那么，房地產(chǎn)經(jīng)紀人在對該“無效房源”進行再次訪問，該“無效房源”將重新變回“有效房源”，不僅可能獲得房源A的出售委托，還可能獲得客戶李某的求購委托。而對于租賃房源，其變化狀態(tài)更頻繁，可能經(jīng)常在“有效”與“無效”之間變換。

(二)回訪信息的累積

隨著時間的推移，業(yè)主(委托方)的出售或出租心態(tài)可能受到內(nèi)外界因素影響而產(chǎn)生變化，因此對房源的每一次回訪都應(yīng)將有關(guān)信息記錄下來，它可以真實記錄和反映業(yè)主(委托方)的心態(tài)變化過程，業(yè)主心態(tài)的變化最終會引起房源信息的變化?；卦L信息的不斷積累將為以后的再次回訪提供參考，獲得更準確有效的信息，進一步提高成交的幾率。

例如，由于對市場信息的了解程度發(fā)生變化，市場趨漲或趨跌的氛圍會影響業(yè)主的心理價位，又或者由于業(yè)主自身急需資金，會調(diào)低其心理價位等，都影響著整個銷售進度與最終交易價格。

(三)房源信息狀態(tài)的及時更新

房源信息狀態(tài)分為有效(在租、在售、租售)、定金、無效(我租我售、他租他售、暫緩租/售)。根據(jù)每一次的房源帶看結(jié)果及房源的買賣(租賃)交易進程，錄入相應(yīng)的房源狀態(tài)(在租、在售、租售)，從而實現(xiàn)房源信息的及時更新與循環(huán)利用。

房源業(yè)主與客戶簽訂了定金協(xié)議，房源將從有效狀態(tài)轉(zhuǎn)為定金狀態(tài);定金狀態(tài)的房源，若超過預(yù)定簽約日期仍未簽約，出現(xiàn)退訂，則該房源變?yōu)橛行顟B(tài)(在租、在售、租售);房源業(yè)主與客戶簽訂了租賃/置換合同，房源從有效或定金狀態(tài)轉(zhuǎn)為簽約狀態(tài)，至此交易結(jié)束，房源狀態(tài)將變?yōu)闊o效(我租我售、他租他售)?；蛘邩I(yè)主由于某些原因暫不出租出售房屋，則房源狀態(tài)也變成無效(暫緩租/售)。每一輪交易的結(jié)束點將是新一輪交易的起始點，即成交客戶的無效房源可轉(zhuǎn)化為有效房源，成交客戶的維護人通過對成交客戶的維護，發(fā)掘出新的需求，獲取委托之后可以進行房源、客源的錄入，房源的狀態(tài)將轉(zhuǎn)為有效，新一輪的房源交易將會開始。

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