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第四節(jié) 會計憑證

一、會計憑證的意義和種類

(一)會計憑證的意義

會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生和完成情況的書面證明，也是登記賬簿的依據(jù)。

任何單位在處理任何經(jīng)濟業(yè)務時，都必須由執(zhí)行和完成該項經(jīng)濟業(yè)務的有關人員從單位外部取得或自行填制有關憑證，以書面形式記錄和證明所發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務的性質、內(nèi)容、數(shù)量、金額等，并在憑證上簽名或蓋章，以對經(jīng)濟業(yè)務的合法性和憑證的真實性、完整性負責。任何會計憑證都必須經(jīng)過有關人員的嚴格審核并確認無誤后，才能作為記賬的依據(jù)。合法地取得、正確地填制和審核會計憑證，是會計核算的基本方法之一，也是會計核算工作的起點，在會計核算中具有重要意義。

1.記錄經(jīng)濟業(yè)務，提供記賬依據(jù)。會計憑證是登記賬簿的依據(jù)，會計憑證所記錄有關信息是否真實、可靠、及時，對于能否保證會計信息質量，具有至關重要的影響。

2.明確經(jīng)濟責任，強化內(nèi)部控制。任何會計憑證除記錄有關經(jīng)濟業(yè)務的基本內(nèi)容外，還必須由有關部門和人員簽章，對會計憑證所記錄經(jīng)濟業(yè)務的真實性、完整性、合法性負責，以防止舞弊行為，強化內(nèi)部控制。

3.監(jiān)督經(jīng)濟活動，控制經(jīng)濟運行。通過會計憑證的審核，可以查明每一項經(jīng)濟業(yè)務是否符合國家有關法律、法規(guī)、制度規(guī)定，是否符合計劃、預算進度，是否有違法亂紀、鋪張浪費行為等。對于查出的問題，應積極采取措施予以糾正，實現(xiàn)對經(jīng)濟活動的事中控制，保證經(jīng)濟活動健康運行。

(二)會計憑證的種類

會計憑證按照編制的程序和用途不同，分為原始憑證和記賬憑證兩類。

原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的原始憑據(jù)。原始憑證是會計核算的原始資料和重要依據(jù)。

記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證，它是登記賬簿的直接依據(jù)。記賬憑證又稱為記賬憑單，它根據(jù)復式記賬法的基本原理，確定了應借、應貸的會計科目及其金額，將原始憑證中的一般數(shù)據(jù)轉化為會計語言，是介于原始憑證與賬簿之間的中問環(huán)節(jié)，是登記明細分類賬戶和總分類賬戶的依據(jù)。

二、原始憑證

(一)原始憑證的基本內(nèi)容

由于經(jīng)濟業(yè)務的種類和內(nèi)容不同，經(jīng)營管理的要求不同，原始憑證的格式和內(nèi)容也干差萬別。但無論何種原始憑證，都必須做到所載明的經(jīng)濟業(yè)務清晰，經(jīng)濟責任明確，一般應具備以下基本內(nèi)容(也稱為原始憑證要素)：

1.原始憑證名稱;

2.填制原始憑證的日期;

3.接受原始憑證單位名稱;

4.經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容(含數(shù)量、單價、金額等);

5.填制單位簽章;

6.有關人員簽章;

7.憑證附件。

實際工作中，根據(jù)經(jīng)營管理和特殊業(yè)務的需要，除上述基本內(nèi)容外，可以增加必要的內(nèi)容。對于不同單位經(jīng)常發(fā)生的共同性經(jīng)濟業(yè)務，有關部門可以制定統(tǒng)一的憑證格式。如人民銀行統(tǒng)一制定的銀行轉賬結算憑證，標明了結算雙方單位名稱、賬號等內(nèi)容;鐵道部統(tǒng)一制定的鐵路運單，標明了發(fā)貨單位、收貨單位、提貨方式等內(nèi)容。

(二)原始憑證的種類

1.原始憑證按照來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證。

(1)外來原始憑證。它是指在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如購買貨物取得的增值稅專用發(fā)票、對外單位支付款項時取得的收據(jù)、職工出差取得的飛機票、火車票等。

(2)自制原始憑證。它是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟業(yè)務時填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如收料單、領料單、限額領料單、產(chǎn)品入庫單、產(chǎn)品出庫單、借款單、工資發(fā)放明細表、折舊計算表等。如表1—4、表1—5所示。

2.原始憑證按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同，分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。

(1)一次憑證。它是指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證，如收據(jù)、領料單、收料單、發(fā)貨票、借款單、銀行結算憑證等。一次性憑證是一次有效的憑證。

(2)累計憑證。它是指在一定時期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證。其特點是，在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質的經(jīng)濟業(yè)務，隨時結出累計數(shù)及結余數(shù)，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發(fā)生額記賬。累計憑證是多次有效的原始憑證。具有代表性的累計憑證是限額領料單。

(3)匯總憑證。它是指對一定時期內(nèi)反映經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容相同的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。匯總原始憑證合并了同類型經(jīng)濟業(yè)務，簡化了記賬工作量。

常用的匯總原始憑證有：發(fā)出材料匯總表(如表1—6所示)、工資結算匯總表、差旅費報銷單等。

3.原始憑證按照格式不同，分為通用憑證和專用憑證。

(1)通用憑證。它是指由有關部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍，因制作部門不同而異?？梢允悄骋坏貐^(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國通用。如某省(市)印制的發(fā)貨票、收據(jù)等，在該省(市)通用;由人民銀行制作的銀行轉賬結算憑證，在全國通用等。

(2)專用憑證。它是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如領料單、差旅費報銷單、折舊計算表、工資費用分配表等。

4.原始憑證按照經(jīng)濟業(yè)務的類別不同，分為以下六類：

(1)款項收付業(yè)務憑證。是指記錄現(xiàn)金和銀行存款收付增減等業(yè)務的原始憑證。這類憑證既有外來的，也有自制的，但多為一次性憑證，如現(xiàn)金借據(jù)、現(xiàn)金收據(jù)、領款單、零星購物發(fā)票、車船機票、醫(yī)藥費單據(jù)、銀行支票、付款委托書、托收承付結算憑證等。

(2)出入庫業(yè)務憑證。是指記錄材料、產(chǎn)成品出入庫等情況的原始憑證。這類憑證可以是一次性憑證，也可以是累計憑證，如入庫單、領料單、提貨單等。

(3)成本費用憑證。是指記錄產(chǎn)品生產(chǎn)費用的發(fā)生和分配情況的原始憑證。這類憑證大都是內(nèi)部自制憑證，如工資單、工資費用匯總表、折舊費用分配表、制造費用分配表、產(chǎn)品成本計算單等。

(4)購銷業(yè)務憑證。是指記錄材料物品采購或勞務供應、產(chǎn)成品(商品)或勞務銷售情況的原始憑證，前者為外來的憑證，后者為自制的憑證，如提貨單、發(fā)貨單、交款單、運費單據(jù)等。

(5)固定資產(chǎn)業(yè)務憑證。是指記錄固定資產(chǎn)購置、調(diào)撥、報廢和盤盈、盤虧業(yè)務的原始憑證，如固定資產(chǎn)調(diào)撥單、固定資產(chǎn)移交清冊、固定資產(chǎn)報廢單和盤盈、盤虧報告單等。

(6)轉賬業(yè)務憑證。是指會計期間終了，為了結平收入和支出等賬戶，計算并結轉成本、利潤等，由會計人員根據(jù)會計賬簿記錄整理制作的原始憑證。這類憑證一般無固定格式，但需要注明制證人并由會計主管簽章。

(三)原始憑證的填制要求

原始憑證是編制記賬憑證的依據(jù)，是會計核算最基礎的原始資料。要保證會計核算工作的質量，必須從保證原始憑證的質量做起，正確填制原始憑證。具體地說，原始憑證的填制必須符合下列要求：

1.記錄要真實。原始憑證所填列的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容和數(shù)字，必須真實可靠，符合實際情況。

2.內(nèi)容要完整。原始憑證所要求填列的項目必須逐項填列齊全，不得遺漏和省略。需要注意的是，年、月、日要按照填制原始憑證的實際日期填寫;名稱要齊全，不能簡化;品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;有關人員的簽章必須齊全。

3.手續(xù)要完備。單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦單位領導人或者其他指定的人員簽名蓋章;對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章等;從外部取得的原始憑證，必須蓋有添置單位的公章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。總之，取得的原始憑證必須符合手續(xù)完備的要求，以明確經(jīng)濟責任，確保憑證的合法性、真實性。

4.書寫要清楚、規(guī)范。原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡明，字跡要清楚，易于辨認，不得使用未經(jīng)國務院公布的簡化漢字。大小寫金額必須符合且填寫規(guī)范，小寫金額用阿拉伯數(shù)字逐個書寫，不得寫連筆字，在金額前要填寫人民幣符號“￥”，人民幣符號“￥”與阿拉伯數(shù)字之間不得留有空白，金額數(shù)字一律填寫到角分，無角分的，寫“00”或符號“-”，有角分的，分位寫“0”，不得用符號“—”;大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白，大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字，有分的，不寫“整”或“正”字。如小寫金額為￥1008.00，大寫金額應寫成“壹仟零捌元整”。

5.編號要連續(xù)。各種憑證要連續(xù)編號，以便考查。如果憑證已預先印定編號，如發(fā)票、支票等重要憑證，在寫壞作廢時，應加蓋“

（責任編輯：xll）

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