邀請會議嘉賓

(一)相關知識

1．嘉賓邀請的要求

(1)要先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認其能否出場。

(2)要發(fā)出正式邀請函。溝通方式可以是電話，也可以是正式邀請函。

(3)要做到有禮貌。既要盛情邀請，又不能強人所難。

(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。

(5)對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。

(6)嘉賓人數不宜過多。邀請嘉賓既要考慮代表性，又要考慮經濟時效，不要一味追求名人效應，給組織帶來不必要的麻煩和費用。

2．會議嘉賓的類型

(1)組織方的上級領導和政府官員。他們代表著組織方的上級對會議的重視和會議的規(guī)格，以及可能產生的社會性影響。

(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關方。他們代表著與企業(yè)生存和發(fā)展密切相關的方方面面，如銷售商、供應商、銀行、政府、媒體等。

(3)社會名流和影視明星。他們的到場有助于企業(yè)制造新聞事件，吸引公眾和媒體的關注。

(4)對實現會議目標有潛在貢獻的人。他們對會議目標的有效實現常具有不可替代的作用，如：員工代表、社區(qū)代表、專家、顧問等。

(二)示例分析

某公司要舉辦成立大會，請了有關單位的領導參加，秘書小李負責嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結果開會那天，來的嘉賓很少。

點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認環(huán)節(jié)，這樣才不會使組織很被動。

另外，要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應有的尊重和誠意。

(三)工作程序

會議嘉賓的邀請程序如下：

(1)在邀請參會嘉賓方面，-要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美：從打印請柬開始，一直到折好，套封皮，系絲線，蓋章，裝信封，每一道工序都要一絲不茍地完成。

(3)要逐一一與嘉賓聯絡，確認其參會情況，如果邀請對象均是國家各部委重要領導及國內外相關行業(yè)的專家及負責人，為了使其更好地了解會議議程及相關內容，要對會議提供給嘉賓的資料進行翻譯，努力確保國內外嘉賓均能順利了解會議情況。

(4)在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。

(四)相關鏈接

1．會議嘉賓的安全和保衛(wèi)

(1)會議嘉賓的安全保衛(wèi)工作的內容。會議的主辦方和承辦方還需關注會議的安全。會議應確保嘉賓、與會者及參展商的人身及財物安全。會議安全保衛(wèi)包括嘉賓的人身安全保衛(wèi)；嘉

賓私人貴重物品的安全保衛(wèi)；嘉賓所攜帶的重要文件的保衛(wèi)；會場和駐地的安全保衛(wèi)；會議各種設施用品的安全保衛(wèi)；會議使用車輛的安全保衛(wèi)等。

許多承接會議的飯店為了實現安全保衛(wèi)，除了配備保安人員外，還采取了一系列保安措施，包括配備電子鎖，備有良好照明設施的停車場和公共區(qū)域，在展覽廳安裝高科技的警報和監(jiān)視系統等。

(2)會議嘉賓安全保衛(wèi)劃分為4個關鍵階段：

1)會議嘉賓到達的階段。應注意會議前期的準備和檢查是否已到位，無關人員是否已清離現場，嘉賓進入會場的通道是否安全暢通等。

2)會議的進行階段。防止會場出現火災等突發(fā)事件，加強會議設備的安全檢查，保安人員須對可能進入會場的身份不明的人員保持高度警惕。

3)休會階段。在會中休息和閉會時期，也會有涉及人員、物品和文件的各種不安全因素出現。

4)嘉賓離會階段。

(3)會議安全保衛(wèi)人員的職責。應熟悉地方和國家法律、法規(guī)，能夠冷靜協助公安人員制伏滋事者；防范火災(包括在消防人員趕到前如何組織撲滅小型火災)；熟知會場的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)?？只胖芯S持秩序；向領導匯報事故情況；監(jiān)督裝卸會議用品，防止與會議有關的財產或展品被盜；會議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅守崗位。

(4)會議保衛(wèi)工作的檢查。包括確保會場內所有設備線路、運轉及操作規(guī)范的安全可靠；確保會場內消防設施齊全有效；確保會場的防竊聽裝置靈敏高效；確保會場的防盜設施(監(jiān)控器的探頭等)處于運行狀態(tài)；檢查進出會場人員的身份，禁止與會議無關的人員進出會場。

2．會議嘉賓的接待

接待人員大致可以分為幾部分：接站人員、接待注冊報到人員。這些人都要事先通知，落實到人。

(1)接站工作。根據嘉賓事先反饋的信息，安排人員和車輛到飛機場、火車站等地接站。對于會議請來的貴賓，一般應該用小轎車迎接。接站人員應提前20分鐘到達接站地點。

(2)迎接工作。嘉賓到達會場時，主辦方的領導應到停車處迎接，并由專門的陪同人員引領至貴賓室休息。

(3)具體接待工作。在會議的整個過程中，要有專門的人員負責嘉賓的食宿服務，在餐飲時要注意為嘉賓安排特定的座位，在住宿時要盡量提供給嘉賓特殊的待遇。

3．會議嘉賓的致辭

(1)會議嘉賓致辭的要求。會議受邀嘉賓在大會致辭中應做到：致辭的內容貼近會議主題，簡潔明了；致辭要熱情洋溢，突出會議的主旨，闡明自己的觀點。

(2)會議嘉賓致辭樣式與內容(參見公務文書)。

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（責任編輯：中大編輯）

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