第二節(jié) 起草撰寫公務(wù)文書

一、公務(wù)文書的概念和性質(zhì)公務(wù)文書有廣義和狹義兩種理解。廣義上說，黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及一切依法成立的組織在各自的政務(wù)、公務(wù)、商務(wù)等工作和活動中代表本組織形成的規(guī)范的文書、信函等均可稱為公文;狹義上說，公務(wù)文書專指國家機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。一般特指在國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布，2001年1月1日起實施的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定的13種國家行政機關(guān)公文。

二、關(guān)于公文規(guī)范的有關(guān)要求1.《國家行政機關(guān)公文處理辦法》國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布，2001年1月1日開始實施。2.《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》是經(jīng)中共中央批準，由中央辦公廳于1996年5月3日印發(fā)的。3.《國家行政機關(guān)公文格式》國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月正式批準發(fā)布GB/T9794—1999《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準，簡稱“99新國標”。4.《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施<國家行政機關(guān)公文處理辦法>涉及的幾個具體問題的處理意見》2001年元旦，國務(wù)院辦公廳印發(fā)了國辦函〔2001〕1號文件，對關(guān)于實施《國家行政機關(guān)公文處理辦法》所涉及的幾個具體問題提出了11項處理意見。

三、公務(wù)文書的體式公文的體式由結(jié)構(gòu)、標記、格式和文體四部分組成。

㈠公文的結(jié)構(gòu)1.發(fā)文機關(guān)標識表明公文作者的標志。其作用在于表明公文的責任者，顯示公文的權(quán)威性與鄭重性。通常有兩種形式：一是作為文頭，多采用大號字體套紅標識于公文首頁上端，由發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字構(gòu)成;二是作為署名，用黑色字體將發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱標于公文末頁的落款處。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)排列在前。2.發(fā)文字號又稱發(fā)文編號，是發(fā)文機關(guān)對其所發(fā)的公文依次編排的順序號碼。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文順序號構(gòu)成。如國辦發(fā)〔2010〕21號。一份公文只有一個發(fā)文字號，聯(lián)合行文時只標主辦機關(guān)的發(fā)文字號。3.簽發(fā)人標識是在公文正文簽注代表機關(guān)最后核查并批準公文向外發(fā)出的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名，一般只用于上行文。簽發(fā)在公文正本首頁標題之下、正文之上靠右的位置。其中，“請示”還應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。4.公文標題是標明某一文件主要內(nèi)容的概括性名稱。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。在發(fā)文機關(guān)與事由之間通常用介詞“關(guān)于”、在事由與文種之間用助詞“的”連接。5.題注是對標題的注解和說明。寫法是在公文標題之下標注如下字樣：“××××年×月×日××××會議通過”或“××××年×月×日××××會議批準”。6.受文者是指收受公文的機關(guān)名稱。通常分為兩種：一種是主送機關(guān)，即對公文負有辦理或答復(fù)責任的機關(guān);另一種是抄送機關(guān)，即除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容而不承擔辦理或答復(fù)責任的機關(guān)。7.正文公文的主體部分，用于闡述具體內(nèi)容，表達發(fā)文意圖。8.附件說明附件是指附屬于公文正件的其他公文或材料，可分為兩類：一種是與公文正件具有同等效力附件，其作用在于進一步補充和完善正文正件的內(nèi)容;另一種是在公文正件中已申明僅供參考而不具備現(xiàn)實執(zhí)行效用的附件。附件說明指為附件所做的標記，用以注明附件的順序和名稱等。9.附注是對文件內(nèi)容或有關(guān)事項、要求的注解與說明。為使正文集中表述主要內(nèi)容，一些不便在正文中直接解釋、說明的名詞術(shù)語或公文的閱讀范圍、使用方法等，通常在注釋中加以注解。公文如果有附注，應(yīng)當加括號標注。附注的位置在成文日期和印章之下，印發(fā)說明之上。10.成文日期⑴是形成文件的確切日期：通常以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期作為公文的成文日期;聯(lián)合行文時，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準;經(jīng)會議討論通過的公文以會議通過的日期為準;電報以發(fā)出日期為準。⑵一般情況下，公文開始生效的時間是以成文日期為準的，但是有些正文中明確規(guī)定具體生效或開始執(zhí)行日期的規(guī)范類文件除外。⑶成文日期要求用漢字寫全具體的年、月、日。11.公文生效標識是證實公文作者的合法性、使公文生效的憑據(jù)。⑴其一是印章，指作為機關(guān)公文權(quán)力象征的圖章;⑵其二是簽署，指有權(quán)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在公文正本的落款處簽名

㈡公文的標記1.主題詞是用于揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組。(可參照《國務(wù)院公文主題詞表》)

2.印發(fā)說明又稱版記。是對公文的印刷、制作、發(fā)出情況的介紹和解說。3.份號是對根據(jù)同一定稿印制的若干份公文以此編制的順序號碼。4.秘密等級是表明公文保密等級的標識符號，涉及國家秘密的公文應(yīng)當標明密級和保密期限，按涉密程度分別用漢字標明“秘密”、“機密”、“絕密”等字樣。5.緊急程度指表明對公文(包括電報)送達和辦理的時限要求的標識符號。6.收文印章是收文機關(guān)為便與管理，收到公文后在首頁右上加蓋的戳記。包括：收文機關(guān)全稱、(收文)編號和日期、存檔號等。

四、發(fā)文處理1.交擬與擬稿 交擬，是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負責人向執(zhí)筆人交代文稿撰寫任務(wù)的過程，也是執(zhí)筆人接受寫作任務(wù)的過程。擬稿，是指執(zhí)筆人草擬文稿的過程。這一過程一般經(jīng)過四個步驟：收集占有材料;確定公文主題;擬定文稿提綱;動手起草文稿。2.審核與簽發(fā) 審核，是指對文稿內(nèi)容、體式及行文規(guī)則的綜合審查與核定，目的是為了保證發(fā)文的質(zhì)量。審核是秘書部門和秘書人員的重要職責。簽發(fā)，是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對已審核的文稿進行審批，簽署表示核準發(fā)出的意見。它是文稿形成定稿的最后一個環(huán)節(jié)。簽發(fā)后的草稿即成定稿。3.印制與校對 印制，是指對公文定稿經(jīng)過打字和印刷而制成正式文本的過程。校對，是指以簽發(fā)的文稿為基準，核對打印的清樣，以校正錯誤的過程。校對的方法主要有三種：對校法;折校法;讀校法。4.用印與登記 用印，是指在印制好的公文上加蓋發(fā)文機關(guān)的印章。一般公文只有加蓋機關(guān)印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。登記，是指對準備發(fā)出的公文統(tǒng)一記載的過程。登記的目的是為了便于日后對公文的清點、控制、查找和回收。5.封發(fā)與傳遞 封發(fā)的程序和任務(wù)：清點、寫封、填寫回簽單，裝封，加封。傳遞的渠道和方式：機要通信渠道 機要交通傳遞 專職人員傳遞文件交換站傳遞 傳遞文件的基本要求：迅速及時 安全保密 手續(xù)完備

文學院領(lǐng)導(dǎo)交擬;文學院秘書擬稿;校長辦公室秘書對文稿初審后，交校長辦公室資深秘書或辦公室副主任等人核稿;分管副校長或校長簽發(fā);再交由校長辦公室編號、打印、校對，加蓋“南京師范大學”印章;最后登記、封發(fā)進入傳遞渠道。

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（責任編輯：何以笙簫默）

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