第二章 秘書的可持續(xù)發(fā)展

秘書的可持續(xù)發(fā)展應(yīng)當(dāng)包括兩個(gè)方面：一是作為一門職業(yè)，在社會(huì)人力資源整合中保持和不斷提升地位和作用的發(fā)展態(tài)勢(shì);二是秘書個(gè)人在社會(huì)職業(yè)崗位保持和不斷提高專業(yè)素質(zhì)。

第一節(jié) 秘書的應(yīng)聘與面試

一、秘書的任職資格與條件

二、秘書的推薦與應(yīng)聘㈠推薦秘書：應(yīng)聘者本人自薦，了解和熟悉應(yīng)聘秘書的人推薦、應(yīng)聘者的原單位或畢業(yè)學(xué)校推薦。㈡聯(lián)系面試或約見

三、準(zhǔn)備應(yīng)聘材料1.學(xué)歷證明：畢業(yè)證書、學(xué)位證書等。2.求職申請(qǐng)：即自薦書3.履歷材料：可以是表格，也可以是文字材料。4.推薦信：這要視招聘單位要求和應(yīng)聘者本人意愿而定，一般涉外企業(yè)機(jī)構(gòu)比較重視推薦信，或許還有印好固定格式的推薦信表，需要一至兩封。5.求職申請(qǐng)表：有的招聘單位印制了此表，要求應(yīng)聘者事先填寫，以簡(jiǎn)明了解欲知情況。6.身份證、工作證、求職證等必要證件。

三、面試注意點(diǎn)：1.守時(shí)2.誠(chéng)實(shí)3.把握分寸4.自然展示秘書素養(yǎng)

第二節(jié) 對(duì)秘書的審查與考核

一、對(duì)秘書的審查與職業(yè)紀(jì)律㈠北京市關(guān)于對(duì)秘書的選用和審查規(guī)定從一個(gè)方面說明對(duì)政務(wù)秘書的特殊要求㈡對(duì)企業(yè)秘書注重的是輔助經(jīng)濟(jì)管理能力和工作效率㈢對(duì)涉外秘書的審查和紀(jì)律

三、我國(guó)引進(jìn)的兩種秘書職業(yè)考試㈠英國(guó)的劍橋秘書證書考試以及辦公室管理證書㈡英國(guó)的NVQs秘書考試

第三章 秘書工作原則與悟性

一、辦文、辦會(huì)、辦事三者相對(duì)獨(dú)立

1. 辦文。文字秘書稱“辦文”為“行文”?！靶形摹笨梢灾浮皩懳摹?，即撰擬文書、起草文件等;可以指“走文”，即文件的收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞等;還可以是兩種意義的綜合，甚至是指處理由文書文件而產(chǎn)生的一切事務(wù)。辦文的核心是文字工作，它的特點(diǎn)就是辦理圍繞文字、文件、文書所展開的工作。

2.辦會(huì)。無論會(huì)議、會(huì)談、還是會(huì)晤，“辦會(huì)”就是辦理有關(guān)的組織事務(wù)工作。

3. 辦事。一切事務(wù)性工作都是“事”。廣義地理解，“辦文”、“辦會(huì)”也是“辦事”。所以，“事”的特點(diǎn)就是雜，無邊無際，無盡無休，無時(shí)無刻。

二、辦文、辦會(huì)、辦事三者相互關(guān)系1. 辦文有時(shí)是通過辦會(huì)解決的2. 辦會(huì)離不開辦文工作3. 辦事在多數(shù)情況下是通過辦文或者辦會(huì)體現(xiàn)的

三、全面掌握辦文、辦會(huì)、辦事的原則方1.首先體現(xiàn)秘書的綜合職業(yè)能力2.體現(xiàn)在秘書準(zhǔn)確地選擇處理事務(wù)方式的判斷力3.原則和方法⑴功力扎實(shí)，工作落實(shí)⑵綜合考慮，系統(tǒng)籌劃⑶形式多樣，主攻明確⑷勤于總結(jié)，勇于創(chuàng)新

第二節(jié) 秘書工作的基本原則

一、秘書工作基本原則的提出“第一要保密，第二要準(zhǔn)確“辦文要準(zhǔn)，辦事要穩(wěn)，情況要實(shí)，主意要慎”，第三要迅速(及時(shí)和合乎適宜)(周恩來)

第三節(jié) 秘書工作的悟性

一、悟性的心理基礎(chǔ)1. 悟性來自于工作閱歷和工作經(jīng)驗(yàn)2. 悟性來自于意志和品位3. 悟性更是品質(zhì)和思想水平的體現(xiàn)

第四章 秘書“辦文”的工作

第一節(jié) 文字工作

從一定意義上來說，秘書就是文字工作者。

一、文字與文字工作

文字：文字的字面涵義，可以有多種解釋。本章所言文字，意指語言的書面形式，即文書或文章的意思。顯然，這里的“文字”非指某一符號(hào)體系，而是指能表達(dá)某種意思，并具有一定體式的書面材料。如各種文字記錄稿和各種文字稿本。

文字工作：所謂文字工作，可以作廣義與狹義的理解。廣義上的文字工作，是泛指一切以制作書面語言為生的職業(yè)技能活動(dòng)，如新聞?dòng)浾叩墓ぷ?，?bào)刊編輯的工作，圖書編輯的工作，作家的工作，自由撰稿人的工作等;狹義上的文字工作，特指秘書用書面語言代行領(lǐng)導(dǎo)者或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)記載及表達(dá)某種思想的專門業(yè)務(wù)活動(dòng)。如為機(jī)關(guān)起草各種文書，代領(lǐng)導(dǎo)者起草各種講話稿，記錄各種公務(wù)活動(dòng)，審核各種文稿等。

二、秘書文字工作的特點(diǎn)⑴寫作活動(dòng)的受動(dòng)性：有感而發(fā)——奉命寫作;我要寫—要我寫⑵思維形式的抽象性形象思維——抽象思維;⑶表達(dá)方式的綜合性說明為主，兼有記敘和說明;⑷成文過程的程序性“作者中心論”、“我手寫我心”、“文責(zé)自負(fù)”

三、文字記錄

1.秘書文字記錄的種類⑴電話記錄：為便于電話記錄，許多機(jī)關(guān)或部門都備有專門的電話記錄紙，其格式大都約定俗成。機(jī)關(guān)的電話記錄用紙，一般分為發(fā)出電話記錄紙和接收電話記錄紙兩種。⑵值班記錄值班工作，是各級(jí)秘書機(jī)構(gòu)的重要日常工作。做好值班工作，對(duì)于保證機(jī)關(guān)單位的信息溝通、來訪接待和應(yīng)急處理等，無不具有重要作用。秘書在值班期間，要處理大量的、具體的、事關(guān)機(jī)關(guān)形象的事務(wù)性工作。為了如實(shí)地反映值班情況，準(zhǔn)確地記載值班事務(wù)，妥善地做好交接工作，并為日后查考提供方便條件，秘書應(yīng)認(rèn)真做好值班記錄，即填寫值班日志。⑶來訪記錄凡設(shè)有專事來訪接待的機(jī)構(gòu)，一般都有來訪登記制度，并備有專門的記錄用紙，秘書應(yīng)認(rèn)真填寫。⑷會(huì)議記錄秘書要經(jīng)常參與各種會(huì)議的籌備和組織。其任務(wù)之一，就是負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。會(huì)議記錄一般分為兩個(gè)部分：第一部分為會(huì)議的一般情況，第二部分為會(huì)議內(nèi)容。為保證會(huì)議記錄的規(guī)范化，機(jī)關(guān)單位都備有專門用紙。⑸大事記是領(lǐng)導(dǎo)決策與管理活動(dòng)的真實(shí)寫照，具有重要的認(rèn)知價(jià)值和參考價(jià)值。大事記一般一事一記，按日編排。一天之內(nèi)發(fā)生幾件大事，就逐一記錄幾件大事，這便是一天的大事記。如果堅(jiān)持逐日逐月地記錄大事，年終便形成了一年的大事記。⑹調(diào)查記錄⑺領(lǐng)導(dǎo)講話記錄⑻領(lǐng)導(dǎo)口授記錄

2.文字記錄的過程⑴備好紙和筆，隨時(shí)準(zhǔn)備記錄現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，為秘書提供了越來越先進(jìn)、便捷的記錄工具，但是受到經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)合、時(shí)間、安全和紀(jì)律等因素的制約，秘書的文字記錄永遠(yuǎn)也離不開筆和紙。秘書在記錄時(shí)，不要使用鉛筆、一般圓珠筆和普通墨水。若要使用圓珠筆，應(yīng)使用國(guó)家檔案部門推薦的322(黑)、424(純藍(lán))油墨灌注的筆芯。⑵用心傾聽和判斷，快速做出記錄(在平靜的狀態(tài)下，一般人每分鐘能講一百二十至一百五十個(gè)字，說和記在速度上存在巨大懸殊)⑶及時(shí)補(bǔ)充和修改，認(rèn)真整理記錄

3.文字記錄的方法⑴要點(diǎn)記錄法⑵詳細(xì)記錄法⑶常用的速記法⑷特殊的標(biāo)識(shí)法①形象的寫法②會(huì)意的寫法③假借的寫法⑸筆記與錄音并用法

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（責(zé)任編輯：何以笙簫默）

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