安排會(huì)議禮儀服務(wù)

(一)相關(guān)知識(shí)

1．會(huì)議的通用禮儀

(1)會(huì)議文書(shū)禮儀。會(huì)議的請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函、通知等文書(shū)在格式、稱謂、語(yǔ)言上都應(yīng)遵守相關(guān)禮儀要求。

(2)迎送禮儀。凡是一些大型或中型會(huì)議，對(duì)會(huì)議參加者要認(rèn)真做好迎送工作。無(wú)論是參會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓還是一般的參會(huì)人員都應(yīng)熱情接待和周到服務(wù)。一般應(yīng)在會(huì)前組成一個(gè)會(huì)務(wù)組，專門處理有關(guān)問(wèn)題。(參見(jiàn)接待部分內(nèi)容)

(3)參會(huì)禮儀。會(huì)議的組織方要盡量使會(huì)議開(kāi)得緊湊高效，尊重與會(huì)者的時(shí)間。參會(huì)者要遵守會(huì)議紀(jì)律和時(shí)間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過(guò)規(guī)定時(shí)間。

(4)服務(wù)禮儀。在會(huì)議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一般要求，注意服務(wù)忌語(yǔ)，使用禮貌用語(yǔ)。

2．主持人的禮儀

各種會(huì)議的主持人一般由具有一定職位的人來(lái)?yè)?dān)任，其禮儀表現(xiàn)對(duì)會(huì)議能否成功有著重要的影響。作為會(huì)議的組織和服務(wù)人員，應(yīng)對(duì)會(huì)議主持人的禮儀知識(shí)有所了解，并做好相應(yīng)的服務(wù)。

主持人應(yīng)衣著整潔，莊重大方，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。入席后如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。坐姿主持時(shí)，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過(guò)程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、抖腿等不雅動(dòng)作。主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡(jiǎn)明扼要。主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，或莊重，或幽默；或沉穩(wěn)，或活潑。主持人對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開(kāi)始前，或會(huì)議休息中可點(diǎn)頭、微笑致意。

3．會(huì)議發(fā)言者禮儀

會(huì)議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺(tái)應(yīng)步態(tài)自然、剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的風(fēng)度與氣質(zhì)。發(fā)言時(shí)應(yīng)口齒清晰，講究邏輯，簡(jiǎn)明扼要。如果是書(shū)面發(fā)言，要時(shí)常抬頭掃視一下會(huì)場(chǎng)，不能只低頭讀稿，旁若無(wú)人。發(fā)言完畢，應(yīng)對(duì)聽(tīng)眾的傾聽(tīng)表示謝意。

自由發(fā)言則較隨意，但應(yīng)注意，發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序，不能爭(zhēng)搶發(fā)言；發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)短，觀點(diǎn)應(yīng)明確；與他人有分歧時(shí)應(yīng)以理服人，態(tài)度平和，聽(tīng)從主持人的指揮，不能只顧自己。如果有會(huì)議參加者對(duì)發(fā)言人提問(wèn)，應(yīng)禮貌作答，對(duì)不能回答的問(wèn)題，應(yīng)機(jī)智而禮貌地說(shuō)明理由，對(duì)提問(wèn)人的批評(píng)和意見(jiàn)應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取，即使提問(wèn)者的批評(píng)是錯(cuò)誤的，也不應(yīng)失態(tài)。

4．會(huì)議參加者禮儀

會(huì)議參加者應(yīng)衣著整潔，儀表大方，準(zhǔn)時(shí)入場(chǎng)，進(jìn)出有序，依會(huì)議安排落座，開(kāi)會(huì)時(shí)應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)講，不要私下小聲說(shuō)話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時(shí)，應(yīng)鼓掌致意，中途退場(chǎng)應(yīng)輕手輕腳，不影響他人。

(二)示例分析

小劉的公司應(yīng)邀參加一個(gè)研討會(huì)，該次研討會(huì)邀請(qǐng)了很多商界知名人士以及新聞界人士參加。老總特別安排小劉和他一道去參加，同時(shí)也讓小劉見(jiàn)識(shí)見(jiàn)識(shí)大場(chǎng)面。

小劉早上睡過(guò)了頭，等他趕到，會(huì)議已經(jīng)進(jìn)行了20分鐘。他急急忙忙推開(kāi)了會(huì)議室的門，“吱”的一聲脆響，他一下子成了會(huì)場(chǎng)上的焦點(diǎn)。剛坐下不到5分鐘，肅靜的會(huì)場(chǎng)上又響起了搖籃曲，是誰(shuí)在播放音樂(lè)?原來(lái)是小劉的手機(jī)響了！這下子，小劉可成了全會(huì)場(chǎng)的明星……

沒(méi)過(guò)多久，聽(tīng)說(shuō)小劉已經(jīng)另謀高就了。

點(diǎn)評(píng)：不管是參加自己?jiǎn)挝贿€是其他單位的會(huì)議，都必須遵守會(huì)議禮儀。因?yàn)樵谶@種高度聚焦的場(chǎng)合，稍有不慎，便會(huì)有損自己和單位的形象。

(三)工作程序

禮儀工作一般包括會(huì)議禮儀服務(wù)人員的選擇召集、工作程序分解、人員的禮儀培訓(xùn)、服裝用具的準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等程序。不同會(huì)議對(duì)于禮儀也提出了不同的要求。(參見(jiàn)接待部分內(nèi)容)

1．選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員

(1)從組織內(nèi)部的員工中選擇。要選擇有經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)好、氣質(zhì)佳的人員。

(2)聘請(qǐng)專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。專業(yè)公司和人員有豐富的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的知識(shí)、程序，服務(wù)的質(zhì)量會(huì)比較高。

2．分解工作程序

對(duì)禮儀服務(wù)人員進(jìn)行分工，接站、簽到、引領(lǐng)等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)人員。

3．培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

(1)對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。

(2)對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)。

(3)對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。

4．準(zhǔn)備服裝用具

(1)禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會(huì)場(chǎng)環(huán)境協(xié)調(diào)。另外，要根據(jù)會(huì)議的實(shí)際情況確定是否準(zhǔn)備鮮花等物品。

(2)迎接一般的與會(huì)者不需要獻(xiàn)鮮花。對(duì)于應(yīng)邀而來(lái)的貴客不應(yīng)省卻獻(xiàn)花這一禮節(jié)，而且必須用鮮花。不要選擇黃色、白色的菊花，因?yàn)槟鞘菃识Y上的用花。不同國(guó)家對(duì)于花語(yǔ)有各自的使用風(fēng)俗，如果是迎接外賓，就要根據(jù)來(lái)賓所在國(guó)的習(xí)俗選擇鮮花，注意不犯忌諱?？梢圆橐恍┒Y儀方面的書(shū)籍，上面往往有介紹。

5．禮儀執(zhí)行

在禮儀服務(wù)過(guò)程中，要注意幾個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

(1)接待禮儀及程序。當(dāng)接待人員看到有人向自己走過(guò)來(lái)并介紹自己的身份時(shí)，應(yīng)該馬上表示歡迎，獻(xiàn)上鮮花、主動(dòng)與對(duì)方握手、自我介紹，接過(guò)對(duì)方的大件行李(挎包、公文包由來(lái)賓自己拿著)。如果迎接者有好幾位，應(yīng)該由其中的秘書(shū)或其他職位較低者向來(lái)賓介紹自己一方，從身份最高者介紹起。

(2)引領(lǐng)。國(guó)際通行的禮儀是“以右為尊”，接待人員應(yīng)該走在來(lái)賓的左前方一兩步引路，同時(shí)用手示意，并明確告訴來(lái)賓：“我們現(xiàn)在去乘車，就在離這里不遠(yuǎn)的停車場(chǎng)。請(qǐng)跟我來(lái)?！辈灰獌H僅簡(jiǎn)單地說(shuō)一聲“我們走吧”就自己先走了

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（責(zé)任編輯：中大編輯）

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