發(fā)布會議信息

(一)會議信息的內(nèi)容和分類

1.會議信息的內(nèi)容

會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法;會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人;會議報到及會議議程、日程;與會者的信息;會議報送的交流信息;會議記錄和紀(jì)要的內(nèi)容;會議宣傳報道的內(nèi)容;會議決議的內(nèi)容。

2.會議信息的分類

會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)發(fā)布會議信息的工作程序

發(fā)布會議信息的工作程序是：傳遞會議通知信息→分發(fā)傳遞會議文件→溝通傳遞會議有關(guān)情況。

安排會議食宿

1.會議餐飲的常識

(1)餐飲安排的原則是讓出席者吃好而又不浪費。

(2)就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，但必須照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，還要照顧南北不同出席者的口味。

(3)秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

(4)座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標(biāo)出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2.安排會議餐飲

(1)根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

(2)就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

(4)事先設(shè)計和確定就餐的憑證。

(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口，品種多。

(6)事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

(7)給因開會或搞服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

(8)做好飲水、飲料供應(yīng)的工作。

3.會議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

(2)會場休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物選擇既要考慮營養(yǎng)和健康，又要考慮出席者的口味特點。

(5)招待會。招待會應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

(二)會議住宿的常識和工作程序

1.會議住宿的常識

(1)要提前編制住房方案;

(2)長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧;

(3)具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員的職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排;

(4)有時還要按地區(qū)集中分配，便于討論;

(5)不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合與會人員具體情況列出住宿表;

(6)報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2.安排會議住宿

要點：

(1)安排方式的選擇;

(2)預(yù)定會議住宿的程序;

(3)確定會議住宿的程序。

3.會議房間的分配

(1)如果由主辦方支付費用，則需按與會者的職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房。一般情況下，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會者的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

(2)年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會者和有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一個房間。

(4)可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請與會者自己選擇預(yù)訂。

(5)預(yù)訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余

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（責(zé)任編輯：何以笙簫默）

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