發(fā)送會議通知

(1)發(fā)送形式：正式通知，非正式通知。

(2)發(fā)送內(nèi)容

1)預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況。

2)需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知中可加入明信片。

3)會議中使用的有關(guān)票據(jù)。

4)附說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，標(biāo)明交通工具及線路。

(3)發(fā)送會議通知的注意事項(xiàng)

1)明確會議通知發(fā)送對象。

2)落實(shí)發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)。

3)對書面會議通知的地址、郵編要填寫正確。

會議通知

(1)會議通知的主要內(nèi)容：被通知部門、人員、職務(wù)、通知事由、會議時間、會議地點(diǎn)、出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱、通知部門、通知者姓名 和職務(wù)、通知日期。

(2)按正確格式擬寫會議通知及會議回執(zhí)。

3.會議的各種準(zhǔn)備工作

(1)制作姓名卡片、會議證件的方法

1)內(nèi)容設(shè)計(jì)上有會議名稱、與會者姓名、稱呼、身份、組織名稱。

2)重要的大型會議要貼本人照片，并加蓋印章。

(2)會議文件資料發(fā)放的基本方法

1)按照與會者名單，準(zhǔn)備好每人一個文件袋。

2)分發(fā)重要文件要編號、登記，保密文件要注明密級。

3)征求意見稿或保密文件應(yīng)附文件清退目錄。

4)適時適量。

5)內(nèi)容重要又需要事先送達(dá)與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá)。

(3)會議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備

1)準(zhǔn)備會議所需物品要盡量考慮全面，有備無患。

2)會議用品和設(shè)備的類型分為必備用品和特殊用品。

(4)預(yù)訂內(nèi)部會議室的方法

1)要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會期后，應(yīng)盡早預(yù)訂。

2)在使用的前一天，一定要再次落實(shí)。

3)會議室的大小、格局、設(shè)備的配備與會議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。

4)留有足夠的自由使用空間，會議之間的間隔不宜太緊。

5)事先查看會議議程，了解會議是否需要音像輔助設(shè)備，并事先將設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。

(5)接站報到工作的主要步驟

1)有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，掌握與會者到達(dá)的時間和聯(lián)系方式。

2)備有足夠的車輛和接待人員。

3)如設(shè)接待站要制作醒目的牌子或橫幅，表明“××公司接待處”的字樣;并設(shè)立引導(dǎo)牌或標(biāo)識牌，表明報到的具體位置。

4)事先準(zhǔn)備好文件袋發(fā)給報到人員。

(6)會議簽到和引導(dǎo)工作

1)小型會議可由秘書逐一進(jìn)行簽到。

2)大型會議可用簽到卡或電子簽到機(jī)進(jìn)行簽到。

3)準(zhǔn)備好登記本、簽字筆等用具，必要時準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。

4)按禮儀規(guī)范引導(dǎo)與會者入場。

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（責(zé)任編輯：何以笙簫默）

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