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物業(yè)管理應用文書的類型
一、應用文書的類型
通用的應用文書可分為行政公文、事務公文、會議公文、制度公文、禮儀公文、經(jīng)濟公文、其他日常文書和司法公文等八大類幾十種。物業(yè)管理行業(yè)屬第三產(chǎn)業(yè),是服務行業(yè),因此,在制作和使用各種文書時,既要符合通用文書的一般特點,又要突出服務的特性。
(一)行政公文
1.概念:是法定機關與組織按照特定的規(guī)范體式、經(jīng)過一定的處理程序制成,并在特定范圍內(nèi)使用的書面文字資料,是傳達意圖、辦理公務和記載工作的一種工具。行政公文不僅適用于政府機關、人民團體和事業(yè)單位,還適用于企業(yè)法人單位。
2. 范圍:決定、通知、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要
(1)決定。當物業(yè)管理公司對重要事項或者重大行動作出安排、獎懲有關單位及人員、變更或者撤消下級單位不適當?shù)臎Q定事項,并要在公司內(nèi)部以文件的形式下達時,要使用“決定”這個文種。 “決定”是內(nèi)行文或下行文。
(2)通知。當物業(yè)管理公司在內(nèi)部轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文、宣布實施某項制度、要求下級單位辦理或周知事項、任免人員時,要使用“通知”這個文種?!巴ㄖ笔莾?nèi)行文、下行文或前行文。有指示性通知、周知性通知、轉發(fā)性通知三種。
(3)通報。當企業(yè)在內(nèi)部要表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者讓下級單位周知某事項的情況時,要使用“通報”這個文種。“通報”是內(nèi)行文、下行文或后行文。有表彰性通報、批評性通報、情況通報和專題通報幾種。
(4)報告。當物業(yè)管理公司要向上級單位匯報工作、反映情況、答復上級單位的詢問時,要使用“報告”這個文種?!皥蟾妗笔莾?nèi)行文、上行文和后行文。有工作報告、情況報告、回復報告和報送報等類別。
(5)請示。當物業(yè)管理公司就某一項請求上級單位(或領導)給予指示或批準,要用“請示”這個文種。比如,物業(yè)管理項目機構想為保安宿舍安裝空調(diào),要用“請示”?!罢埵尽笔巧闲形幕蚯靶形?。
請示一般是事項性請示,就某一事項請求上級單位(或領導)給予指示或批準。
(6)批復。當上級單位答復下級單位的請示事項時,要用“批復”這個文種。“批復”是下行文。
(7)意見。當物業(yè)管理公司各級組織對重要問題提出意見和處理辦法時,要使用“意見“這個文種。有建議性意見、定性意見、指導性意見和工作部署性意見等類別。
(8)函。當物業(yè)與不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復問題,向有關部門(如派出所、居委會)、業(yè)主委員會或其他單位等聯(lián)系工作時,要用“函”這個文種。比如,A 物業(yè)公司想去B 物業(yè)公司參觀學習,要用書面形式表明,就要用“函”?!昂笔峭庑形幕蚱叫形摹S懈嬷?、商洽函、詢問函、答復函和請求批準函等類別。
(9)會議紀要。當物業(yè)管理公司記載會議情況和決定事項時,或物業(yè)管理公司與其他有關組織通過會議形式達成有關意見,都要用“會議紀要”這個文種。如與業(yè)主委員會開會的會議紀要。
會議紀要是普適的一種公文,它是惟一不受內(nèi)外、上下、用印等規(guī)范限制的文種。
例13:當物業(yè)管理公司在內(nèi)部要轉發(fā)上級單位和不相隸屬的單位的公文、宣布實施某項制度、要求下級單位辦理或通知事項、任免人員時,要使用( C )這個文種。
A 通報 B 請示 C 通知 D 會議紀要
(二)事務文書
事務文書是物業(yè)管理公司表述工作事務所用的書面文書。從總體上說,事務文書的權威性、約束力不如行政公文,但同樣具有很強的政策性和指導性,是做好物業(yè)管理工作不可缺少的工具。
主要包括:計劃、總結、大事記、倡議書。
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