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注冊物業(yè)管理師考試物業(yè)管理實務(wù)講義

第三節(jié)　物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存

物業(yè)管理檔案通常有紙介質(zhì)和電子媒體形式兩大類，檢索利用與安全保管也應(yīng)根據(jù)檔案的介質(zhì)、不同特點，采取針對性措施分別使用處理。

一、物業(yè)管理檔案的檢索

(一)紙介質(zhì)檔案檢索

紙介質(zhì)檔案的檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。

1．常用檢索工具的編制方法

(1)分類卡片目錄

分類卡片目錄是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點是系統(tǒng)性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。

(2)專題卡片目錄2012年注冊物業(yè)管理師報名時間

專題卡片目錄是按某一特定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。

(3)主題卡片目錄

主題卡片目錄是指以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。

(4)名稱索引

名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。

2．檔案提供利用的方式

(1)檔案檢索的步驟和方式

檔案檢索的一般步驟和方法是：分析應(yīng)用需求，明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。

(2)檔案提供利用的方式

檔案提供利用的一般方式有：檔案室閱讀，外借，制作副本，向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識與方法等。

(二)電子媒體檔案檢索

電子媒體檔案一般分為兩類：一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的；另一類是閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監(jiān)控設(shè)備已將二者合一為硬盤數(shù)位形式存貯，但是目前仍有相當多的企業(yè)還在使用磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質(zhì)檔案的存放方式相似。

各類軟件的檢索查詢設(shè)計，目前無統(tǒng)一的檢索查詢形式。

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