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注冊物業(yè)管理師考試物業(yè)管理實務講義

二、物業(yè)入住期檔案的收集與整理

(一)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點

物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點集中在物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)，即未來的主要服務對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關檔案資料的收集。其主要特點是：

1．本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務對象--業(yè)主(或物業(yè)使用人)；

2．本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權屬檔案資料、個人資料等。因涉及業(yè)主(或物業(yè)使用人)的個人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個人資料的管理等情況應向業(yè)主明確說明并加強管理，避免出現因業(yè)主(或物業(yè)使用人)個人資料泄漏導致的不必要的法律糾紛。

(二)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

物業(yè)入住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關，須同步進行。在組織接待業(yè)主(或物業(yè)使用人)入住期間，應同時組織好檔案資料收集所必需的準備工作：

1．設立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責進行檔案資料的收集和整理；

2．專責工作小組按照業(yè)主權屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個人資料檔案分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關表格和收集程序。

權屬資料一般包括房屋產權證、購房合同復印件等。

個人資料一般包括身份證和戶口本復印件、聯系方式等。2012年物業(yè)管理師考試時間

上述資料均應核對原件，并以核對原件后的復印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后，應及時整理并歸檔。

三、日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理

(一)收集范圍

日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。

1．物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。

2．物業(yè)維修維護記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護記錄檔案和設施設備維修維護記錄檔案。

3．物業(yè)服務記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設施清潔服務記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務記錄、小區(qū)增值服務記錄、會所服務記錄、社區(qū)活動記錄和服務與投訴管理記錄等。

(二)收集時間

日常物業(yè)管理期檔案的有關文件一旦實施完畢，應及時收集。一般可由相關業(yè)務部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，可由企業(yè)根據自身情況來決定，除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。

物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關部門收集管理。在此不予贅說。

(三)檔案資料收集后的整理工作

在日常業(yè)務處理工作中，由行政部門或業(yè)務部門對于需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎。當一年工作終了，必須在平時歸檔的基礎上，進一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

已立卷的案卷，應對卷內文件進行調整。查看卷內文件是否已齊全、文件之間的關聯是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內文件進行必要的調整。

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