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第十二章　物業(yè)管理檔案管理

齊全完整、檢索便捷的物業(yè)管理檔案系統(tǒng)，是物業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性的工作，是做好物業(yè)管理服務(wù)工作的一個必要條件，也是物業(yè)管理企業(yè)的一項基本功。物業(yè)管理檔案管理包括物業(yè)管理檔案的概念、分類、收集整理和保管利用等內(nèi)容。

第一節(jié)　物業(yè)管理檔案的概念與分類

一、檔案的定義

檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義：一是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。如施工圖紙，在工程竣工驗收之前，它是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案；在工程竣工驗收后，經(jīng)過歸檔保存后的施工圖紙，以及所記載的設(shè)計內(nèi)容就是該項目的歷史原始記錄，即檔案。

二、物業(yè)管理檔案的內(nèi)容

物業(yè)管理檔案的內(nèi)容包括物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗收文件，業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個人資料，物業(yè)運(yùn)行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄和物業(yè)管理公司行政管理以及物業(yè)管理相關(guān)合同資料等。

三、物業(yè)管理檔案的分類方法

物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個方面的歷史記錄。物業(yè)管理常用的檔案分類方法有以下幾種。

(一)年度分類法

年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。2012年注冊物業(yè)管理師報名時間

特點：按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規(guī)律，能夠保持檔案在形成時間方面的聯(lián)系，可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度查閱和利用檔案。

(二)組織機(jī)構(gòu)分類法

組織機(jī)構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個類別。

特點：能保持全宗內(nèi)文件在來源方面的聯(lián)系，客觀反映各組織機(jī)構(gòu)工作活動的歷史面貌，便于按一定專業(yè)查閱檔案。

(三)事件分類法

事件分類法：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進(jìn)行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。

特點：能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌，又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。

物業(yè)管理企業(yè)檔案的分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的情況和檔案管理的要求，采用相應(yīng)的分類方法。2012年注冊物業(yè)管理師考試時間

四、物業(yè)管理檔案存放

為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類方法進(jìn)行分類存放。首先，檔案應(yīng)當(dāng)有專門的檔案室，檔案室的大小應(yīng)由未來檔案的可能數(shù)量和一定的余量來確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業(yè)管理公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟(jì)條件進(jìn)行選擇，一般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷，管理面積較大的物業(yè)公司應(yīng)考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據(jù)分類方法對存放工具進(jìn)行編目，即明確哪個文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標(biāo)記，以便于存放和檢索取用。

(1)物業(yè)承接查驗期收集整理的檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。而且這類檔案隨時間推移而增減的情況不多，這類檔案應(yīng)專架或?qū)９翊娣拧?/p>

(2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，隨時間推移會發(fā)生有限增加，因此這類檔案架或柜應(yīng)留有余量。

(3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復(fù)雜隨時間推移會不斷增加。一般存放期不長，會有相當(dāng)多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

檔案案卷在進(jìn)行上架排列時，物業(yè)管理檔案一般應(yīng)按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時間序列的順序進(jìn)行排列，同時要對每一案卷進(jìn)行編號以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。

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