為了幫助考生系統(tǒng)的復(fù)習(xí)2014年物業(yè)管理師考試課程，全面的了解物業(yè)管理師考試教材的相關(guān)重點(diǎn)，小編特編輯匯總了2014年物業(yè)管理師考試輔導(dǎo)資料，希望對(duì)您參加本次考試有所幫助！

第十二章 物業(yè)管理檔案管理

物業(yè)管理檔案的收集與整理

物業(yè)管理檔案的收集整理一般是按照物業(yè)管理的流程進(jìn)行分類的，通常包括物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案類、物業(yè)入住期檔案和物業(yè)日常管理期檔案等的收集整理。

(一)物業(yè)承接查驗(yàn)期

1. 物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

( 1)收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗(yàn)階段，并與承接查閱同步進(jìn)行;

(2)檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對(duì)物業(yè)管理公司的技術(shù)力量是一個(gè)重要的考驗(yàn)，收集處理不全或遺漏，會(huì)對(duì)今后的物業(yè)管理工作造成長遠(yuǎn)的影響。

2. 物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案收集的范圍

物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件檔案，檔案收集的索取對(duì)象較單一，主要是建設(shè)單位。具體詳見教材180-181頁。

(二)物業(yè)入住期檔案的收集與整理

1. 物業(yè)入住期檔案收集的特點(diǎn)

(1)本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對(duì)象即業(yè)主(或物業(yè)使用人);

(2)本階段的檔案收集范圍是物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。因涉及業(yè)主(或物業(yè)使用人)的個(gè)人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個(gè)人資料的管理等情況應(yīng)向業(yè)主明確說明并加強(qiáng)管理，避免出現(xiàn)因業(yè)主(或物業(yè)使用人)個(gè)人資料泄露導(dǎo)致的不必要的法律糾紛。

2. 物業(yè)入住期檔案收集的方式和程序

(1)設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理;

(2)專責(zé)工作小組按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個(gè)人資料歸檔分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程序。權(quán)屬資料一般包括房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。個(gè)人資料一般包括身份證和戶口本復(fù)印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后，應(yīng)及時(shí)整理并歸檔。

(三)日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理

1.收集范圍

(1) 物業(yè)運(yùn)行記錄。日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。

物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。

(2)物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案檔案。物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)記錄檔案。

(3)物業(yè)服務(wù)記錄檔案。物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄。

2. 收集時(shí)間

日常物業(yè)管理檔案的有關(guān)文件一旦實(shí)施完畢，應(yīng)及時(shí)收集。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來決定，除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時(shí)間可延長外，一般不應(yīng)超過1 年時(shí)間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個(gè)人保存，必須向檔案部門移交。

3. 檔案資料收集的整理工作

在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門或業(yè)務(wù)部門對(duì)于需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個(gè)條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當(dāng)一年工作終了，必須在平時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編目

例9：物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍不包括( ABE )

A 物業(yè)維修記錄檔案 B 物業(yè)服務(wù)記錄檔案 C 建筑物運(yùn)行記錄檔案 D 設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案 E 物業(yè)管理公司行政管理檔案

物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存(熟悉)

物業(yè)管理檔案通常有紙介質(zhì)和電子媒體形式兩大類，檢索利用與安全保管也應(yīng)根據(jù)檔案的介質(zhì)、不同特點(diǎn)，采取針對(duì)性措施分別使用處理。

一、物業(yè)管理檔案的檢索

紙介質(zhì)檔案檢索(目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。)

1.常用檢索工具的編制方法：

(1)分類卡片目錄。分類卡片目錄是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時(shí)間。

(2)專題卡片分類。專題卡片目錄是按某一特定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I(xiàn)組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。

(3)主題卡片目錄。主題卡片目錄是指以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。

(4)名稱索引。名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。

2. 檔案提供利用的方式

(1)檔案檢索的步驟和方法

檔案檢索的一般步驟和方法是：分析應(yīng)用需求，明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。

(2)檔案提供利用的方式

檔案提供利用的一般方式有：檔案室查閱，外借，制作副本，向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識(shí)與方法等。

二、電子媒體檔案檢索

電子媒體檔案一般分為兩類：一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的;另一類是閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監(jiān)控設(shè)備已將二者合一為硬盤數(shù)位形式存貯，但是目前仍有相當(dāng)多的企業(yè)還在使用磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質(zhì)檔案的存放方式相似。

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關(guān)注：2013年物業(yè)管理師考試證書領(lǐng)取   零基礎(chǔ)通關(guān) 物業(yè)管理師報(bào)考條件

（責(zé)任編輯：vstara）

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