《物業(yè)管理實(shí)務(wù)》是2013年物業(yè)管理師考試科目之一，為了幫助考生更加系統(tǒng)地復(fù)習(xí)備考，小編特整理了2013年物業(yè)管理師考試《物業(yè)管理實(shí)務(wù)》相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，希望能給您的備考帶來(lái)一定的幫助，順利通過(guò)考試!

第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理

物業(yè)管理檔案的收集整理一般是按照物業(yè)管理的流程進(jìn)行分類的，通常包括物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案類、物業(yè)入住期檔案和物業(yè)日常管理期檔案等的收集整理。

一、物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理

(一)物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗(yàn)物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗(yàn)收文件，一般被稱為物業(yè)的基礎(chǔ)資料檔案。這類檔案收集的特點(diǎn)是：

1.收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗(yàn)階段，并與承接查閱同步進(jìn)行;

2.檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對(duì)物業(yè)管理公司的技術(shù)力量是一個(gè)重要的考驗(yàn)，收集處理不全或遺漏，會(huì)對(duì)今后的物業(yè)管理工作造成長(zhǎng)遠(yuǎn)的影響。例如，建筑的驗(yàn)收涉及土建設(shè)計(jì)、施工等方面，中央空調(diào)、電梯等附屬設(shè)施設(shè)備涉及機(jī)械制造制冷、電機(jī)、微電子和電腦等各個(gè)技術(shù)領(lǐng)域，對(duì)相關(guān)技術(shù)人才和管理人才的要求較高。

(二)物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的范圍

物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件檔案，檔案收集的索取對(duì)象較單一，主要是建設(shè)單位。承接查驗(yàn)期所需收集資料檔案的主要內(nèi)容可參見(jiàn)表12-1。

物業(yè)移交資料一覽表 表12-1

分 類 資 料 目 錄 移 交 方 備 注

產(chǎn)權(quán)資料 項(xiàng)目批準(zhǔn)文件 建設(shè)單位

用地批準(zhǔn)文件 建設(shè)單位

建設(shè)開(kāi)工有關(guān)資料 建設(shè)單位

丈量報(bào)告 建設(shè)單位

技術(shù)資料 竣工圖 建設(shè)單位

地質(zhì)勘察報(bào)告 建設(shè)單位

工程合同 建設(shè)單位

開(kāi)、竣工報(bào)告 建設(shè)單位

公共設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)及測(cè)試報(bào)告 建設(shè)單位

工程決算分項(xiàng)清單 建設(shè)單位

圖紙會(huì)審記錄 建設(shè)單位

工程設(shè)計(jì)變更通知 建設(shè)單位

技術(shù)核定單 建設(shè)單位

質(zhì)量事故處理記錄 建設(shè)單位

隱蔽工程驗(yàn)收記錄 建設(shè)單位

沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖 建設(shè)單位

竣工驗(yàn)收證明書(shū) 建設(shè)單位

鋼材及水泥等主要材料質(zhì)保證書(shū) 建設(shè)單位

新材料及構(gòu)配件鑒定合格證書(shū) 建設(shè)單位

設(shè)備及衛(wèi)生潔具檢驗(yàn)合格證書(shū) 建設(shè)單位

砂漿及混凝土試塊試壓報(bào)告 建設(shè)單位

供水管道試壓報(bào)告 建設(shè)單位

供電設(shè)備訂購(gòu)合同 建設(shè)單位

設(shè)備開(kāi)箱技術(shù)資料、試驗(yàn)記錄與系統(tǒng)統(tǒng)調(diào)記錄 建設(shè)單位

驗(yàn)收資料 工程竣工驗(yàn)收證書(shū) 建設(shè)單位

消防工程驗(yàn)收合格證 建設(shè)單位

綜合驗(yàn)收合格證 建設(shè)單位

用電許可證及供電合同 建設(shè)單位

用水審批表及供水合同 建設(shè)單位

電梯使用合格證 建設(shè)單位

其他資料 移交清單及核對(duì)記錄

資料檔案收集開(kāi)始后，物業(yè)管理公司應(yīng)設(shè)立資料檔案收集整理工作小組，同步進(jìn)行檔案的文書(shū)立卷和歸檔整理工作。

二、物業(yè)入住期檔案的收集與整理

(一)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)，即未來(lái)的主要服務(wù)對(duì)象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。其主要特點(diǎn)是：

1.本階段的檔案資料收集來(lái)源于物業(yè)管理的服務(wù)對(duì)象—業(yè)主(或物業(yè)使用人);

2.本階段的檔案收集范圍是物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。因涉及業(yè)主(或物業(yè)使用人)的個(gè)人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個(gè)人資料的管理等情況應(yīng)向業(yè)主明確說(shuō)明并加強(qiáng)管理，避免出現(xiàn)因業(yè)主(或物業(yè)使用人)個(gè)人資料泄露導(dǎo)致的不必要的法律糾紛。

(二)物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集的方式與程序

物業(yè)入住期的資料檔案收集與入住期的物業(yè)管理工作密切相關(guān)，須同步進(jìn)行。在組織接待業(yè)主(或物業(yè)使用人)入住期間，應(yīng)同時(shí)組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作：

1.設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理;

2.專責(zé)工作小組按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個(gè)人資料歸檔分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程序。

權(quán)屬資料一般包括房屋產(chǎn)權(quán)證、購(gòu)房合同復(fù)印件等。

個(gè)人資料一般包括身份證和戶口本復(fù)印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后，應(yīng)及時(shí)整理并歸檔。

三、日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理

(一)收集范圍

日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。

1.物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。

2.物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)記錄檔案。

3.物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄等。

(二)收集時(shí)間

日常物業(yè)管理檔案的有關(guān)文件一旦實(shí)施完畢，應(yīng)及時(shí)收集。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來(lái)決定，除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時(shí)間可延長(zhǎng)外，一般不應(yīng)超過(guò)1年時(shí)間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門(mén)或個(gè)人保存，必須向檔案部門(mén)移交。

物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關(guān)部門(mén)收集管理。在此不予贅說(shuō)。

(三)檔案資料收集后的整理工作

在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)于需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個(gè)條款下積累起來(lái)的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當(dāng)一年工作終了，必須在平時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務(wù)部門(mén)在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

已立卷的案卷，應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價(jià)值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。

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